Geschäftsprozesse digitalisieren reduziert Kosten

Digitale Transformation: Geschäftsprozesse digitalisieren reduziert Kosten, stärkt deutlich die Cashflow-Treiber und sichert

  • nachhaltig Ihre Wettbewerbsfähigkeit, 
  • die Fähigkeit das Geschäft zu skalieren 
  • die Flexibilität bei sich ändernden Marktbedingungen.

Umfragen haben ergeben, dass ca. 40% der Unternehmen Geschäftsprozesse automatisieren Kosten reduzieren durch 

  • Erneuerung/Upgrade des ERP Systems
  • Stammdaten bereinigen und harmonisieren
  • Geschäftsprozesse standardisieren und automatisieren, Workflows digitalisieren
  • Geschäftsprozesse digitalisieren OFF: Einbinden der Mitarbeiter in die Digitalisierungsprojekte erhöht die Akzeptanz für die Maßnahmen und senkt die Schulungskosten der Key User

In welchen Geschäftsprozessen  durch Digitalisierung Kosten reduziert und Durchlaufzeiten und damit die Effizienz erhöht werden kann, ist Inhalt dieses Beitrags. 

aktualisiert: 02.09.2020 Eingangsrechnungsautomation

In den Geschäftsprozessen Kosten reduzieren ist das Gebot der Stunde. Die Digitalisierung reduziert Kosten. Deshalb werden Digitalisierungsprojekte in Österreich bis 28.2.2021 mit einem nicht-rückzahlbaren Zuschuss von 14% gefördert. Auf der Seite der Wirtschaftskammer Österreich finden Sie die Details zur aktuellen Förderungsinitiative der Digitalisierungsprojekte.

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Definition: Digitale Transformation, Digitalisierung

ETVENTURE: Was ist digitale Transformation? Die digitale Transformation ist definiert als ein Prozess der stetigen Weiterentwicklung digitaler Technologien, die unsere Wirtschaft und Gesellschaft nachhaltig prägen. Es entstehen neue Gewohnheiten und Bedürfnisse des täglichen Lebens sowohl bei Jung und Alt, als auch im Privat- und Geschäftsleben. Beispiele der digitalen Transformation umfassen Social Media, Big Data, Cloud Services, Smart Devices, Internet of Things oder Blockchain, die unser Leben nicht nur begleiten, sondern auch beeinflussen – und verändern. 
Im Zuge der digitalen Transformation ändern sich auch die Erwartungen potentieller Kunden. Somit werden Unternehmen gezwungen, bestehende Prozesse anzupassen und durch wesentlich effizientere, digitale Prozesse abzulösen – der Kunde wird zum “König mit extremer Handlungsgeschwindigkeit”. Es entstehen innovative und disruptive Geschäftsmodelle (Amazon, Ebay, Uber, Spotify,…), die neue Wünsche unserer Gesellschaft erfüllen und auch alteingesessene Unternehmen ins Schwanken bringen können. Schauen Sie sich auch unsere Videoserie zur digitalen Transformation an.
GABLERS WIRTSCHAFTSLEXIKON: Was ist Digitalisierung? Der Begriff der Digitalisierung hat mehrere Bedeutungen. Er kann die digitale Umwandlung und Darstellung bzw. Durchführung von Information und Kommunikation oder die digitale Modifikation von Instrumenten, Geräten und Fahrzeugen ebenso meinen wie die digitale Revolution, die auch als dritte Revolution bekannt ist, bzw. die digitale Wende. Im letzteren Kontext werden nicht zuletzt "Informationszeitalter" und "Computerisierung" genannt. 
Geffroy, Edgar K.. Das Ende der Geschäftsmodelle (German Edition) . REDLINE Verlag. Kindle-Version: Wir leben heute schon in einer digitalen Welt. ... Abläufe und Prozesse werden schneller und kurzfristiger, und deshalb wird Arbeit künftig in Projekten konzentriert mit dem Ziel, den Markt schnellstmöglich mit den gewünschten Leistungen zu bedienen. 

Marktführende Unternehmen nutzen Technologie, um Prozesse, Produktinnovationen und Geschäftsmodelle zu digitalisieren. Das betrifft nicht mehr nur Konzerne und digitale Unternehmen wie Netflix, Spotify & Co, sondern immer häufiger auch den traditionellen Mittelstand.

Digitale Transformation durch COVID beschleunigt

Star-Finanz: Der deutsche Mittelstand steht der Digitalisierung positiv gegenüber. So sehen laut einer Umfrage von Star Finanz 87 % der 7.500 befragten Unternehmen die digitale Transformation als Chance. 79 % setzen sich zudem intensiv mit der Digitalisierung auseinander. Die Umfrage zeigt auch, dass die aktuelle Corona-Pandemie in punkto Digitalisierung deutliche Spuren hinterlässt.
Digitale Transformation

Frank Hensel, exCEO REWE International AG, Webinar bei DHK in Wien, 30.6.2020

Digitalisierung von Geschäftsprozessen 

Welche Möglichkeiten es gibt, mit Hilfe Ihres ERP Systems Geschäftsprozesse zu digitalisieren (zB.: für Business Central), wird an Hand von Beispielen exemplarisch dargestellt.

Digitalisierung Mittelstand

 Business Central neben der Cloud wesentliches Element der Digitalisierung im Mittelstand

Viele mittelständische Unternehmen tun sich schwer, dass Wissen um die Notwendigkeit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in konkrete Digitalisierungsprojekte umzusetzen. Würde man nur mit den wichtigsten Workflows digitalisieren Kosten reduzieren, wäre ein erster wichtiger Schritt getan.

Digitalisierung

Bild: IfM Bonn. Befragung der Mitglieder des Zukunftspanel Mittelstand, praktisch zeitgleich mit dem Ausbruch von Corona. Bild klicken um den interessanten Artikel zu öffnen.

Dabei stehen mit und rund um Microsofts ERP System Dynamics 365 Business Central (on-Prem, on-Azure, on-Cloud), eine Vielzahl an AddOn´s von Drittherstellern, spezialisierten Cloud Services und Dokumenten Management Systemen zur Verfügung, die im typischen Mittelstand schon einen sehr guten Digitalisierungsgrad erreichen lässt. 

Sollten Sie sich in den nachfolgenden Beispielen nicht finden oder spezifische Fragen haben, dann bitte zögern Sie nicht und schreiben Sie Ihre Fragen in die Kommentare: jede Frage wird beantwortet.

Digitale Transformation im Rechnungswesen

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

  Studie Deloitte Österreich (zur kompletten Studie Bild klicken)

Die Automatisierung der Eingangsrechnungen samt Freigabeworkflow sind ein ganz zentraler Punkt in der Digitalisierung des Rechnungswesens.

Eingangsrechnungsverarbeitung mit Business Central

Hier geht es zum kompletten Artikel: Bis 90% Kosten senken bei den Einkaufsrechnungen

Die Automatisierung des betrieblichen Zahlungsverkehrs und das automatische Erkennen und Auslesen von finanztechnisch relevanten Informationen in Verträgen sind weitere wesentliche Hebel zur Effizienzsteigerung.

Finanz-relevanten Informationen aus Vertragstexten wie Leasing, Support- und Wartungsverträge uä. auslesen und die entsprechenden Felder im ERP System zu befüllen bedeutet einen erheblichen Qualitätszugewinn (Reduzierung von Fehlern) und eine Kostensenkung

Zeitgesteuertes automatisiertes Verteilen von Reports: je standardisierter und automatisierter die unterjährigen Abschlüsse und der Jahresabschluss erstellt werden kann, desto einfacher ist dessen zeitgerechte Verteilung bei den Entscheidern im Unternehmen.

Fast Close: schnelle Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse erstellen

Digitalisierung in Marketing und Vertrieb

Die Umsatzrendite wird um durchschnittlich 3% durch Digitalisierungsprojekte in Marketing und Vertrieb gesteigert, so eine Erkenntnis der Studie der Ruhr-Universität in Kooperation mit The Boston Consulting Group.

Integration von B2B Webshops für Ersatzteile inklusive Preise, Rabatte, Verfügbarkeit und Lieferzeit für Servicetechniker und Kundendienste

Kundenportale mit Bestellsystem koppeln, um Auftragsstatus, Order-Tracking oder Kaufhistorie anzuzeigen

Marketing greift über spezialisierte Tools (zB.: Microsoft Dynamics CRM) auf die zentralen Daten von Business Central zu um verschiedene digitale Kanäle über alle Phasen des Kundenlebenszyklus (Up- und Cross Selling) punktgenau zu adressieren

B2B Leadgenerierung im Internet mit Anbindung des CRM-Systems, Webseitentracker und E-Mailautomation zur Weitergabe von Informationen an die Interessenten und Qualifizierung der Leads für den Vertrieb (entwickelt und umgesetzt für den eigenen Bedarf vom Autor dieses Artikels - siehe auch: Double your Sales in diesem Blog

Digitalisierungsprojekte im Marketing und Vertrieb

Digitaler B2B Vertrieb mit Business Central (Bild klicken zum Vergrößern)

Integration von mobilen Sales - Lösungen mit Smartphone oder Tablet mit direkten Zugriff auf alle Vertriebs-relevanten Informationen im Business Central

Digitale Tourenplanung: Touren schneller planen und Navigation für Vertrieb, Service Mitarbeiter und Kundendienst bereitstellen

Digitalisierungsprojekte in der Logistik

Integration von Online - Katalogen für die vereinfachte elektronische Beschaffung durch den Einkauf und um Bestellungen geringwertiger Artikel automatisiert durchzuführen. 

Automatisierte Auswertung von Beschaffungskennzahlen verschiedener Quellen zum Zwecke der Lieferantenbewertung.

Wareneingangs-/ausgangslogistik mit RFID Technologie automatisieren

Ein- und Auslagerungen im hoch-automatisierten Lager direkt ins Business Central übertragen

Einsatz von Sensoren zur Steuerung und Überwachung in Lieferketten mit Echtzeitübertragung nach Business Central (innerbetriebliches Order Tracking entlang der gesamten Lieferkette bis zum Kunden)

Order Management Prozess digitalisieren 

Coming soon...

Digitalisierungsprojekte in der Produktion 

Coming soon...

Digitalisierungsprojekte in der Instandhaltung 

Predictive Maintainance: Maschinendaten mittels IoT sammeln und auswerten, reduziert massiv die Wartungskosten und optimiert die Bearbeitung der Wartungsfälle bei Ihren Kunden

Business Central unterstützte Planung von Wartungszeiten und automatisierte Beschaffung von Hilfsmittel im Maschinenpark

Energieoptimierung durch IoT - gestützte Datenerfassung welche mit zum Beispiel Power BI zu Energiekennzahlen verdichtet werden 

Digitale Transformation im Kundenservice 

digitale transformation

   Studie PIDAS (zur kompletten Studie Bild klicken)

Wiederkehrende Wartungsverträge komfortabel verwalten und automatische abrechnen

Koppellung des Kundenportals als zentralen Einstieg für Lieferanten, Subunternehmer, Kunden bei Reklamationen, ... und mit den Business Central Echtzeitdaten einen hohen Grad an Hilfe zur Selbsthilfe zu bieten

Automatisierung von Service- und Kundenprozessen: Standardanfragen automatisiert und nur Sonderwünsche und Ausnahmefälle von Sachbearbeitern erledigt 

Medienbrüche bei Kundenanfragen in Vertrieb, Kundenservice und After Sales Service beseitigen

Mobile Services für Servicetechniker und Kundendienst

Unterstützung der Digitalisierungsstrategie mit Cloud Services 

Digitalisierungsstrategie mit Cloud Services

Quelle: ZDnet.de (zum Beitrag Bild  klicken)

Die Cloud ist eine strategische Schlüsseltechnologie bei der Digitalisierung des Mittelstandes. Mit Hilfe von hybriden Clouds und spezialisierten Cloud Services erreicht Ihre IT- und ERP Infrastruktur die Flexibilität die nötig ist, schnell und agil auf Marktänderungen reagieren zu können.

KPMG Österreich: Das Rechnungswesen geht bei der Digitalisierungsstrategie in der Regel eigene Wege oder orientiert sich an der IT-Strategie.
  • 40 Prozent der österreichischen Unternehmen fokussieren sich auf die Erneuerung des ERP-Systems. 
  • Ein Viertel der Unternehmen hat bereits erste Erfahrungen mit Robotic Process Automation im Rechnungswesen gesammelt, jedoch fast ausschließlich in Pilotprojekten. 
  • 18 Prozent der Unternehmen haben operative (transaktionale) Prozesse fast vollständig oder vollständig automatisiert.

Download: "Digitalisierung im Rechnungswesen" - Studie Österreich

Dr. Uwe Seidl, Mitautor von "Digital Insights - Digitalisierung: 7 Sichtweisen aus der Praxis": Die Fragen nach der Digitalisierungstiefe und lohnenden Investitionen sollte bereits beim Erstellen der Digitalisierungsstrategie beantwortet werden.

zur Buchbestellung: Best Practise Verlag "Digital Insights - Digitalisierung: 7 Sichtweisen aus der Praxis"


Geschäftsprozesse digitalisieren, Kosten reduzieren: Förderungen in AT und DE

Förderung Digitalisierung: Die Wirtschaftskammer Österreich bietet eine Suchmaske zum Auffinden von Förderungen in Österreich.

Austria Wirtschaftsservice: Mit aws Digitalisierung unterstützen wir Sie bei der umfassenden Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse bis hin zum Aufbau digitaler Geschäftsmodelle. 

Die Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) ist die nationale Förderinstitution für die unternehmensnahe Forschung und Entwicklung in Österreich.

mittelstand-digital.de: Wie finanziere ich die Digitalisierung? Hier erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Förderprogramme des Bundes.

Computerwoche.de (Voice of Digital), Finanzielle Hürden bei der Digitalisierung überwinden: Wer Digitalisierungsprojekte umsetzen möchte, benötigt dafür ein entsprechendes Budget. Doch gerade kleine und mittelständische Firmen tun sich oft schwer, die finanziellen Mittel aufzubringen. Ein Ausweg können zum Beispiel staatlich geförderte Kredite mit attraktiven Konditionen sein.

Warum scheitern Digitalisierungsprojekte im Mittelstand so oft

Digitale Transformation

   Studie Accenture (zur kompletten Studie Bild klicken)

Die wichtigsten Herausforderungen in der Digitalisierung des Mittelstandes, die leider oft nicht gegeben sind und deshalb zum Scheitern führen:

  • Eigentümer und Geschäftsführer müssen sich zur Digitalisierung im Unternehmen bekennen und dafür Budgets bereitstellen
  •  Digitalisierung darf und wird Geld kosten, um die Wettbewerbsfähigkeit auch tatsächlich sicherzustellen, kommt aber durch schlankere Prozesse, geringere Fehlerquellen, höhere Kundenbindung, mehr Neukunden, gesunkenen Risiken durch mehr Transparenz in den Abläufen schnell wieder zurück
  • Erstellung einer strategischen Roadmap zur Umsetzung der einzelnen Digitalisierungsprojekte ohne digitale Insellösungen zu schaffen
  • Mitarbeiter müssen eingebunden und mitgenommen werden 
  • Aufbau von internen digitalen Kompetenzen um die digitale Weiterentwicklung des Unternehmens sicherzustellen

Laut Handelsblatt scheitern 4 von 5 Digitalisierungsprojekte, was hauptsächlich an der starren Arbeitsteilung im Unternehmen begründet ist.

Siehe auch: Digitalisierung im Mittelstand, Studie von Deloitte


Fazit digitale Transformation 

Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Mittelstand verändert die Unternehmen

Ihre Wertschöpfungsketten werden schneller und tiefgreifender geändert als jemals zuvor: tendenziell sinkende Preise, kürze Durchlaufzeiten.

Mitbewerber, die etablierte Unternehmen mit neuen Produkten, Services oder disruptiven, digitalen Geschäftsmodellen zunehmend in Zugzwang bringen.

Eine Antwort auf diese Herausforderungen ist ohne Zweifel Effizienz-Innovation, so wie Clayton Christensen es beschrieben hat: die Digitalisierung der Geschäftsprozesse um den Anschluss an die Mitbewerber nicht zu verlieren.

Um die Möglichkeiten der neuesten Technologien wie 5G, IoT, künstliche Intelligenz, Augmented Reality, Virtual Reality, 3D - Druck, Blockchain für das eigene Unternehmen nutzen zu können, brauchen Sie ein modernes ERP System, dass einerseits Ihrem Unternehmen aber auch Plattformen und Services von Drittanbietern alle notwendigen kaufmännischen, logistischen und Produktions-technischen Daten bereitstellt.

Ihr Dynamics 365 Business Central ist mit das Rückgrat der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen.

Informieren Sie sich kostenlos über Digitalisierungsprojekte, die Ihr Unternehmen widerstandsfähiger und mit Hilfe der technologischen Möglichkeiten der unmittelbaren Zukunft wettbewerbsfähiger macht.

Autor: Ernst J. Dennstedt MBA

Blogger für Microsoft Navision, Dynamics NAV, Business Central on-Premise & Experte für B2B Leadgenerierung System | Digitaler B2B Vertrieb

Ein Gedanke zu „Geschäftsprozesse digitalisieren reduziert Kosten“

  1. Cloud und Digitalisierung gehen Hand in Hand
    09.07.20 | Autor / Redakteur: Rene Büst / Michael Hase
    https://www.it-business.de/cloud-und-digitalisierung-gehen-hand-in-hand-a-946797/

    „Viele deutsche Unternehmen sehen die Cloud als Startpunkt und nicht als Ziel ihrer digitalen Reise. Dies hält Gartner-Analyst René Büst für den Grund, warum Firmen bei der Cloud-Nutzung im internationalen Vergleich hinterherhinken. Der andere Grund ist unzureichendes Wissen.“

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