Automatische Rechnungsverarbeitung mit Freigabeworkflow (Eingangsrechnungsautomation, E-Invoicing) mit Ihrem ERP System Dynamics NAV oder Dynamics 365 Business Central ist spätestens seit COVID-19 ein "must have", vor allem dann, wenn die Mitarbeiter aus dem Home Office arbeiten und Papierrechnungen im Postfach liegen bleiben.

Bei der Eingangsrechnungsautomation oder E-Invoicing kommen die Eingangsrechnungen per Papier, PDF oder XML in Ihr Unternehmen. Die Daten der Eingangsrechnungen im PDF Format werden elektronisch ausgelesen.

Wie oben besprochen gibt es - man kann durchaus sagen - weltweit Bestrebungen, die Papierrechnungen überhaupt zu eliminieren. Bis es soweit ist, werden Papierrechnungen gescannt und die Rechnungsdaten ebenso wie bei der PDF - Rechnung elektronisch mittels OCR  ausgelesen.

Das funktioniert problemlos bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, welche Dynamics NAV oder Business Central on-Premise verwenden.

Bei großen, international tätigen  mittelständischen Unternehmen kommen zunehmend Webbasierte E-Invoicing Solutions zum Einsatz. In verschiedenen Ländern werden verschiedene Eingangsrechnungsformate (XML, QR-Code) und auch Übertragungswege (E-Mail, Portale) verwendet.

Einen weltweiten Standard wird es in absehbarer Zeit so nicht geben weshalb die automatische Rechnungsverarbeitung eigene Schnittstellen benötigen würden. Um dies zu vereinfachen, gibt es eigens dafür geschaffene Plattformen. Auf der Plattform werden der Rechnungssteller und der Empfänger der Eingangsrechnung zusammengebracht und die Daten elektronisch im jeweils richtigen Format in das ERP System überführt. 

Mit einem digitalisierten Rechnungsprozess können SIe bis zu 90% an Kosten in der Abwicklung im Vergleich zur Papierrechnung einsparen. Die wesentlichen Vorteile sind die Reduzierung von Erfassungsfehlern, kürzere Durchlaufzeiten und die Optimierung der Skonti.

In Österreich gilt für die elektronische Rechnung: Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, dass die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. (Quelle: Link zur elektronischen Rechnung auf oesterreich.gv.at

In Deutschland ist eine elektronische Rechnung, wenn: 1) diese in einem struktirierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und 2) das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. (Quelle: §4a Abs. 2 EGovG