ERP Lastenheft Vorlage [Template]

Ziel der ERP Lastenheft Vorlage (Business Central Lastenheft) ist es, die Anforderungen, die durch ein neues System abzudecken sind so zu beschreiben, das das Lastenheft als Grundlage für die Systemworkshops dienen kann.

Hierzu können Prozessgrafiken, verbale Beschreibungen, Screenshots aus dem Altsystem und sonstige Beschreibungen verwendet werden, die zum besseren Verstehen der Anforderungen an die neue ERP Software beitragen.

Das Business Central Lastenheft sollte folgende Informationen beinhalten, damit ein Business Central Anbieter (Business Central Implementierungspartner, Business Central Technologiepartner) Ihnen den ERP System Designentwurf entwickelt, mit dem Sie Ihr Unternehmen wirtschaftlich und optimal managen können.

Die Microsoft ERP Software wächst mit Ihnen mit, sodass Sie keinerlei Probleme bei der Skalierung Ihres Geschäftes von Seiten des ERP Systems zu erwarten haben (Investitionsschutz).

Folgende Hilfestellungen zur Erstellung des 365 Business Central Lastenheftes finden Sie in dieser Vorlage:

• Darstellung der wichtigsten (Kern) Prozesse
• Aufbauorganisation Ihres Unternehmens
• Allgemeine Unternehmensangaben
• Grundangaben zur Unternehmensorganisation
• Unternehmenskultur
• Produkte / Dienstleistungen
• Mengengerüst
• Angaben zu den Nutzern (User)
• Ihre Softwarelandschaft
• Hardware und IT-Infrastruktur
• Kundenkommunikation
• Fragen/Checkliste zu Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Reisekosten, Lohnbuchhaltung, CRM, Lager, Verkauf, Einkauf, Projekte, Verträge, Dienstleistung - Allgemein, Dienstleistungsaufträge, Helpdesk (wenn für Ihr Business nötig), Reparaturabwicklung, Softwareentwicklung, Seminarverwaltung, Dokumenten Management System, Schnittstellen, Datenübernahmen, Berichte/Auswertungen

Das Business Central Navision Lastenheft (ERP Anforderungskatalog) zur Auswahl eines ERP Systems enthält die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Zusätzlich finden Sie Abschnitte bezogen auf die Branchen IT, Softwareentwicklung, Dienstleistungen, Service, technischer Kundenservice.

Ganz besonders eignet sich die ERP Lastenheft Vorlage für die Auswahl von

• ERP System für Start-up
• ERP System für kleine Unternehmen
• ERP System für mittelständische Unternehmen

die mit der ERP Software von Microsoft Dynamics 365 Business Central on-Premise bzw. Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS in der ERP Cloud Microsoft Azure ihr Unternehmen steuern und operativ führen möchten.

Da die meisten älteren ERP Version wie Microsoft Navision, Dynamics NAV 2009 R2 und Dynamics NAV 2018 erfahrungsgemäß nicht upgegradet werden, sondern auf der grünen Wiese an die über die Jahre geänderten Anforderungen aufgebaut wird, eignet sich die ERP Lastenheft Vorlage für Business Central auch ganz besonders gut für Unternehmen, die Navision oder Dynamics NAV bereits im Einsatz haben.

Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie erhalten das gewünschte White Paper bis spätestens nächsten Werktag.

Ein ERP (Enterprise Resource Planning) Lastenheft ist ein wichtiges Dokument, das die Anforderungen an Ihr gewünschtes ERP System beschreibt. Es dient als Grundlage für die Auswahl, Entwicklung und Implementierung des ERP Systems und spielt eine entscheidende Rolle bei der Erfolgskontrolle des Projekts.

Der Anforderungskatalog sollte folgende Informationen enthalten, damit sich der ERP Implementierungspartner ein umfassendes Bild von Ihren Anforderungen und Erwartungen an die ERP Software machen kann:

1. Übersicht über das Unternehmen: eine kurze Beschreibung des Unternehmens, seiner Branche und seiner Geschäftstätigkeit
2. Geschäftsanforderungen: eine detaillierte Liste der Geschäftsanforderungen, die das ERP System erfüllen soll, einschließlich der Anforderungen an Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung und Produktion
3. Prozesse: eine Beschreibung der Geschäftsprozesse, die durch die ERP Software unterstützt werden sollen, einschließlich der Verantwortlichkeiten, Abläufe und Zeitpläne
4. Technische Anforderungen: eine Liste der technischen Anforderungen, die erfüllt sein muss, einschließlich der Plattform, der Datenbank, der Netzwerkkomponenten und der benötigten Hardware
5. Integrationsanforderungen: eine Liste der Systeme, die mit dem ERP System integriert werden müssen, sowie die Anforderungen an die Integrationsprozesse (zum Beispiel: Dokumenten Management System, CRM System)
6. Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen: eine Beschreibung der Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, die auf jeden Fall erfüllt werden muss
7. Benutzeranforderungen: eine Liste der Anforderungen an die Benutzeroberfläche, die Bedienbarkeit und der Schulung
8. Projektzeitplan und -budget: eine Schätzung des Zeitplans und Budgets für die Implementierung der ERP Software einschließlich der Kosten für Hardware, Software, Schulung und Wartung

Der Anforderungskatalog sollte klar und präzise formuliert sein und alle relevanten Anforderungen an die ERP Software beschreiben. Es ist wichtig, dass alle Stakeholder, einschließlich Geschäftsführung, IT-Abteilung und Endbenutzer, beteiligt werden und ihre Anforderungen und Bedürfnisse in das Lastenheft einbringen.

ERP Lastenheft Vorlage: Datenschutzgrundverordnung EU-DSGVO

Die Leistungsbeschreibung sollte auch die Anforderungen an die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berücksichtigen. Hier sind einige wichtige Punkte, die in das Lastenheft aufgenommen werden sollten:

1. Datenschutzmanagement: eine Übersicht über die Verantwortung und Prozesse für den Datenschutz im Unternehmen, einschließlich der Verfahren zur Überwachung der Einhaltung der DSGVO
2. Datenschutzanforderungen: eine Liste der Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich der Verantwortlichkeiten, Rechte der Datensubjekte und Verfahren zur Überprüfung der Einhaltung der DSGVO
3. Datenschutzintegration: eine Beschreibung der Integrationsanforderungen für die DSGVO, einschließlich der Verfahren zur Überprüfung der Integrität und Sicherheit personenbezogener Daten
4. Datenschutzkonformität: eine Schätzung des Zeitplans und Budgets für die Umsetzung der Anforderungen an den Datenschutz im Rahmen der Implementierung des ERP-Systems

Es ist wichtig, dass das Enterprise Resource Plannung System die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt und dass alle relevanten Geschäftsprozesse entsprechend den Anforderungen der EU-DSGVO gestaltet sind. Eine gründliche Überprüfung des Lastenhefts im Hinblick auf die DSGVO kann helfen, Datenschutzprobleme bereits per Design zu vermeiden und eine erfolgreiche Implementierung des ERP Systems sicherzustellen.

Gesetzliche Anforderungen

Die gesetzlichen Anforderungen gehören, so ferne diese für  Ihr Unternehmen relevant ist, ebenso in die Leistungsbeschreibung der ERP Software.

1. Rechtliche Anforderungen: eine Übersicht über alle geltenden Gesetze und Vorschriften, die das ERP System beeinflussen, einschließlich Steuer- und Datenschutzgesetzen
2. Rechtliche Integrität: eine Übersicht über die Verantwortung und Prozesse für die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, einschließlich der Verfahren zur Überwachung und Überprüfung der Integrität der ERP Software
3. Datenschutzkonformität: eine Übersicht über die Anforderungen an die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen

Es ist wichtig, dass die ERP Software alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhält und dass alle relevanten Geschäftsprozesse entsprechend den Anforderungen gestaltet sind. Eine gründliche Überprüfung des Lastenhefts im Hinblick auf die gesetzlichen Anforderungen kann helfen, rechtliche Probleme zu vermeiden.

Compliance

Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen werden immer wichtiger, auch und besonders im Hinblick auf die persönliche Haftung der Geschäftsführung sodass auch diese in der Leistungsbeschreibung angeführt werden sollten.

1. Compliance-Anforderungen: eine Übersicht über alle relevanten Compliance-Anforderungen, einschließlich Branchen- und Unternehmensvorschriften
2. Prozesse und Verantwortlichkeiten: eine Übersicht über die Verantwortung und Prozesse für die Einhaltung der Compliance-Anforderungen, einschließlich der Verfahren zur Überwachung und Überprüfung der Compliance
3. Audits und Überprüfungen: eine Beschreibung der Verfahren zur Überwachung und Überprüfung der Einhaltung der Compliance-Anforderungen, einschließlich regelmäßiger Audits und Überprüfungen
4. Schulung und Bewusstsein: eine Übersicht über die Verfahren zur Schulung von Mitarbeitern und zur Förderung eines Bewusstseins für Compliance-Anforderungen

Eine Unternehmenssoftware, das alle Compliance-Anforderungen erfüllt, kann dazu beitragen, das Risiko von rechtlichen und finanziellen Problemen zu minimieren und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Regulierungsbehörden zu stärken. Eine gründliche Überprüfung des ERP Lastenhefts im Hinblick auf die Compliance kann helfen, sicherzustellen, dass Ihre Unternehmenssoftware alle Ihre Anforderungen erfüllt.

ERP Lastenheft Vorlage: Fast Closing

Auch die Anforderungen an das "Fast Closing" sollten berücksichtigt werden, da dies mittlerweile eine wichtige Anforderung des Managements an die Unternehmenssoftware darstellt.

1. Prozesse und Verantwortlichkeiten: eine Übersicht über die Verantwortung und Prozesse für das Fast Closing, einschließlich der Verfahren zur Überwachung und Überprüfung des Fast Closing-Prozesses
2. Automatisierung und Integrität von Daten: eine Übersicht über die Verfahren zur Automatisierung von Finanzprozessen und zur Überprüfung der Integrität der Daten, die für das Fast Closing benötigt werden
3. Finanzberichterstattung und -analyse: eine Übersicht über die Verfahren zur Bereitstellung von Finanzberichten und -analysen, die für das Fast Closing erforderlich sind
4. Schulung und Bewusstsein: eine Übersicht über die Verfahren zur Schulung von Mitarbeitern und zur Förderung eines Bewusstseins für das Fast Closing

Das Fast Closing ermöglicht es Unternehmen, Monatsabschlüsse schneller und effizienter abzuschließen und dadurch eine schnellere Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Eine gründliche Überprüfung des Lastenhefts im Hinblick auf das Fast Closing kann helfen, sicherzustellen, dass die Unternehmenssoftware alle Anforderungen erfüllt, um ein erfolgreiches Fast Closing zu ermöglichen.

Nützliche Links zu Checklisten, Leitfäden und Posts

• Was gehört ins ERP Lastenheft?
• ERP System Business Central in der Cloud - Module und Preise
• ERP System on-Premise ein Auslaufmodell?