Bei der Auswahl eines ERP System oder bei der Migration von Dynamics NAV auf Business Central ist der kritische Faktor bei der Entscheidungsfindung die Frage, auf on-Premise zu bleiben oder in das vermeintlich zukunftssicherere SaaS Betriebsmodell zu wechseln.
aktualisiert: 7.7.2022
*) Information für Business Central Partner
Die Anbieter drängen alle in die Cloud, und Microsoft ist ganz vorne mit dabei. Unbemerkt von den Kunden verändert Microsoft aktuell die Spielregeln bei den ERP Anbietern mit dem Ziel, die Migration von Dynamics NAV Kunden in die Microsoft Azure Cloud und Business Central SaaS zu forcieren.
Microsoft bietet mit Business Central on-Premise und Business Central SaaS beide Betriebsmodelle ohne Einschränkungen der Funktionalität an.
Aber wie lange wird das noch so bleiben?
In diesem Beitrag (Lesedauer 5 Minuten) finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zu folgenden Themen:
- ERP System on-Premise vs. Cloud ERP
- Gegenüberstellung der Vorteile
- Gegenüberstellung der Risiken
- Fazit
- Sie haben noch Fragen?
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#1: ERP System on-Premise vs. Cloud ERP
ERP Software als on-Premise Lösung werden lokal auf den Servern des Unternehmens installiert und in der Regel von der eigenen IT-Abteilung betrieben. Für das Unternehmen besteht keine Pflicht, neue ERP Updates sofort einspielen zu müssen. Möchte man weiter auf dem letzten Stand der ERP Software bleiben, muss man in einen Wartungsvertrag investieren.
Das ERP in der Cloud wird als Service bereitgestellt (SaaS, Software-as-a-Service), Updates werden automatisch durchgeführt, die Cloud Ressourcen und der ERP Betrieb von Mitarbeitern des Cloud Anbieters verwaltet bzw. supported. Die Wartungsgebühren sind in der monatlichen Lizenzgebühr bereits enthalten.
Business Central SaaS ist mit sämtlichen Funktionen wie Business Central on-Prem ausgestattet. Die Anschaffung und die Wartung ist kostengünstiger.
Die Cloud entwickelt sich zum Motor der Digitalisierung. Immer mehr mittelständische Unternehmen verlagern ihr ERP System in die Cloud (bei Business Central SaaS ist es die Microsoft Azure Cloud).
Factsheet: Business Central on-Prem vs. Business Central SaaS
ERP System Business Central on-Premise + Business Central SaaS: Module, Funktionen, Preise
#2: Gegenüberstellung der Vorteile
Business Central on-Premise
Die Daten bleiben bei der Verwendung von Business Central on-Premise im eigenen Unternehmen. Gerade bei sehr innovativen Unternehmen mit Forschungsergebnissen oder sensiblen personenbezogenen Daten bei klinischen Studien ist die Speicherung auf den eigenen Servern der vermeintlich bessere Schutz.
Mittelständische Unternehmen werden immer wieder Opfer von Cyberattacken. Die finanziellen Aufwendungen von Rechenzentrumsbetreibern, um die Sicherheit der Daten im höchsten Masse zu gewährleisten, sind von kleinen und mittelständischen Unternehmen meist nicht zu stemmen.
Die Anpassung der ERP Software ist in der on-Premise - Variante deutlich höher. In der Realität werden oft Anpassungen vorgenommen, oder Auswertungen programmiert, die keinen echten Nutzen bringen, aber ein Bereichskaiser unbedingt braucht.
Anpassungen in der Wertschöpfungskette, die gegenüber Mitbewerbern echte Vorteile bringt, müssen und sollen durchgeführt werden. Bei fast allen anderen Geschäftsprozessen kommt man auch sehr gut mit dem ERP Standard aus. Muss der ERP Standard zu stark angepasst werden ist zu hinterfragen, ob Business Central wirklich das richtige ERP System für das Unternehmen ist.
Einmal für die Lizenzen zahlen und für immer nutzen. Das klingt auf dem ersten Blick glaubwürdig, in den meisten Fällen ist es das betriebswirtschaftlich aber nicht.
Bei der wirtschaftlichen Beurteilung müssen alle Kosten mit eingerechnet werden, wie die jährliche Lizenzwartung, Kosten für Upgradeprojekte, längere Umsetzungszeit bei grundsätzlichen Änderungen am ERP System, Ersatz der veralteten Hardware, IT-Mitarbeiter die redundant vorzuhalten sind, Abschreibungen (Stichwort: CAPEX, OPEX).
Wenn es für Ihr Unternehmen essentiell wichtig ist, unabhängig vom Internet zu bleiben, dann kommt nur die on-Premise - Variante in Frage.
In unserer täglichen Praxis hat sich gezeigt, dass gerade große mittelständischen Unternehmen mit sehr stark angepassten verwalteten System wie Dynamics NAV 2009 R2, aber sehr stark auf Digitalisierung setzen, fast immer direkt nach Business Central SaaS migrieren.
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Business Central SaaS in der Microsoft Azure Cloud
Die Microsoft Azure Cloud stellt das gesamte Microsoft Ökosystem Dynamics 365 hochverfügbar und sicher in lokalen Rechenzentren verschiedener IT-Dienstleister zur Verfügung. Vom kontrollierten Zugang zu den Rechenzentren, über Cybersecurity, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Temperaturüberwachung, Brandschutz, Backupsysteme oder redundante Datenhaltung.
Die Microsoft Azure Cloud hat einen Sicherheitslevel, den mittelständische Unternehmen in der Regel nicht aufwenden möchten.
Mittelständische Unternehmen die sehr nahe am Microsoft ERP Standard arbeiten, haben geringere Initialkosten.
In der Regel ist die Implementierung einer Business Central SaaS Lösung schneller und kostengünstiger als in der On-Premise - Variante. Oft hat das gar keinen technischen Hintergrund sondern das Kernteam orientiert sich bei der Cloud ERP Software öfter am ERP Standard als in der On-Premise - Variante.
Bei Marktänderungen lässt sich Business Central Online sehr schnell und flexibel anpassen. Systemressourcen können praktisch in Echtzeit zugebucht werden.
Kostengünstigerer ERP Betrieb durch Skaleneffekte im Betrieb des Rechnungszentrums. Beim Cloud Anbieter werden weniger Mitarbeiter benötigt, als im eigenen Betrieb. Krankenstände, Urlaubsvertretungen, laufende Ausbildungskosten der Mitarbeiter und vieles mehr, fallen im eigenen Betrieb nicht mehr an.
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#3: Gegenüberstellung der Risiken
Business Central on-Premise
Die Ausfallssicherheit zu gewährleisten benötigt großes Know-how der handelnden Mitarbeiter und eine stets aktuelle IT-Infrastruktur.
Mittelständische Unternehmen arbeiten oft mit stark angepassten, älteren Dynamics NAV Systemen und verlieren nicht selten die Zukunftsfähigkeit des Systems aufgrund der fehlenden Upgrades.
Das wiederum hat zur Folge, dass das volle Potentiale durch Digitalisierung von Abläufen nicht mehr realisierbar ist.
In Zeiten des Fachkräftemangels verlassen Mitarbeiter wegen veralteter IT Systeme und ERP Software immer öfter das Unternehmen, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt nicht einzubüßen.
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Business Central SaaS
Das Outsourcing der eigenen Daten in die Microsoft Azure Cloud wird oft als Risiko eingeschätzt. Ob diese Überlegung für Ihr Unternehmen richtig ist, können Sie leicht selber einschätzen.
Bei dem Cyberangriff auf die Exchange Server im Frühjahr 2021 hat keiner unserer Kunden Schaden genommen, die den Mailservice aus der Microsoft Azure Cloud bezogen haben. Das sagt natürlich nichts über die Zukunft.
Wenn das Internet ausfällt, schaute es bisher im wahrsten Sinne des Wortes finster aus.
Hier gibt es aber auch schon technische Lösungen, wie zum Beispiel in diesem Beitrag sehr gut erklärt
Checkliste anfordern: ERP System Kostentreiber erkennen
FAQs: Umstieg von Dynamics NAV auf Microsoft Business Central
Fazit: Microsoft ERP System Business Central on-Premise vs. Business Central Online
Verwaltung minimieren, die vorhandenen Ressourcen optimieren, Durchlaufzeiten beschleunigen, hohe Dokumentationspflichten, sind in Zeiten globalisierter Märkte mit unterbrochenen Lieferketten, Fachkräftemangel, Kostenreduktion, dem Bestreben einer starken Vernetzung mit seinen Kunden die vorherrschenden Themen in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Wer hier die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit trifft, kann sich einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten und nachhaltig absichern.
Dazu braucht es ein starkes ERP System und die Bereitschaft, konsequent seine Wertschöpfungskette zu analysieren und Geschäftsprozesse digitalisieren.
Der Motor der Digitalisierung ist unbestritten die Cloud und als Rückgrat der Digitalisierung das Cloud ERP, in unserem Fall Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS (Business Central Online, ERP Cloud Business Central).
Funktional wird Business Central on-Premise von Microsoft nach wie vor ohne Einschränkungen zum Business Central SaaS Betriebsmodell weiterentwickelt.
Allerdings: wichtige Dritthersteller von Schnittstellen, Zusatzanwendungen oder Analysetools stellen ihre Produkte und Dienstleistungen immer häufiger nur mehr für das Microsoft Dynamics ERP Betriebsmodell SaaS in der Microsoft Azure Cloud zur Verfügung.
Die Empfehlung lautet: wenn nicht wirklich handfeste betriebswirtschaftliche oder sicherheitsrelevante Argumente für das On-Premise Betriebsmodell sprechen, ist SaaS als das zukunftssicherere Betriebsmodell der Vorzug zu geben.
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Also selten habe ich einen so tendenziellen, mit wertlosen bis komplett fehlenden Argumenten unterfütterten Artikel gelesen. Schreiben Sie doch gleich: Microsoft will uns in die Cloud bewegen und da ich keine Zeit habe Argumente zu finden schreibe ich diesen Artikel.
„Änderungen bei Saas sind billiger“: bestimmt nicht. Das sollten Sie einmal darlegen, in einem NAV-Umfeld in dem Customizations an der Tagesordnung sind und Sie diese dann ständig der neuesten Version von Mircosoft hinterheranpassen müssen: Nein! Daten sind sicherer in der Cloud? Wo leben Sie denn? Ausfälle von Clouddiensten sind doch mindestens 5-6mal im Jahr an der Tagesordnung. Und wenn Ihr Netzwerk von einem Ransomwareangriff betroffen ist ist das auch die angebundene Cloudumgebung.
Hallo Herr Wolf,
vielen Dank für Ihren Kommentar.
zu Punkt „Microsoft will in die Cloud“:
Ja, Microsoft will in die Cloud. Ich kann keine Argumente anführen, das ist einfach ein Fakt.
„Änderungen bei SaaS sind billiger“:
Ich habe nicht geschrieben, dass SaaS billiger ist. Aber ich sage, dass es aus verschiedenen Gründen in der Gesamtbetrachtung für ein Unternehmen meistens wirtschaftlicher ist. In meiner Betrachtungsweise gibt es nicht nur harte Kostenfaktoren, sondern auch Verhaltensweisen von Führungskräften und Mitarbeiter bei der Einführung oder dem Betrieb des ERP Systems. Und da gibt es beobachtbare Unterschiede zwischen on-Premise – Projekten und SaaS – Projekten. zum Beispiel: die Tendenz zum „Wünsch-dir-was“ ist bei on-Premise sehr viel ausgeprägter als bei „SaaS.
Vielen Dank für diese Anmerkung. Ich werde diesen Punkt in einem eigenen Artikel beleuchten.
„Customizations an der Tagesordnung sind und Sie diese dann ständig der neuesten Version von Mircosoft hinterheranpassen müssen“:
Customizations müssen bei Updates nicht angepasst werden, das erledigt die Upgrade- Routine automatisch. Anpassungen, also echte programmtechnische Erweiterungen des ERP Standards seit Business Central 15 ebenfalls nicht. Sollte eine kundenspezifische Programmierung (Business Central Extension) tatsächlich nicht update-fähig sein, dann wird das Business Central Update dennoch durchgeführt, die komplette Anwendung kann bis auf die Programmierung, welche nicht upgedated wurde, ohne Einschränkungen weiterverwendet werden. Das bedeutet: nach dem Update sind nur jene Programmierungen nochmal anzugreifen, die nicht nach den Richtlinien von Microsoft erstellt wurden.
Das war bei Navision, Dynamics NAV bis Business Central 14 tatsächlich nicht so.
Falls Interesse besteht, finden Sie in diesem Artikel umfangreiche Informationen zu diesem Punkt: https://navision-partnerwechsel.jetzt/digitalisierung-mittelstand/faq-umstieg-dynamics-nav-auf-business-central-on-prem/
„Daten sind sicherer in der Cloud?“
Ich habe in meinem Artikel Ausnahmen beschrieben, wann es überlegenswert wäre, Daten nicht in der Cloud zu halten. Ich behaupte aber, das im Großteil der kleinen und mittelständischen Unternehmen weder die IT-Infrastruktur aus Kostengründen immer aktuell gehalten wird, noch, dass das Know-how, Daten ausreichend gegen Hacker zu schützen, schlichtweg nicht vorhanden ist.
BTW: die größte Gefahr für den Missbrauch oder Verlust von Unternehmensdaten sind immer noch die eigenen Mitarbeiter.
Beispiel: Sollte der Geschäftsführer (der hat die meisten Berechtigungen im Unternehmen) auf seinem Handy WLAN immer aktiviert haben:
Kasperky: „Die größte Sicherheitsbedrohung in frei zugänglichen WLANs ist die Möglichkeit für Hacker, sich zwischen Ihr Gerät und den Zugriffspunkt zu schalten. Anstatt also direkt mit dem Hotspot zu kommunizieren, senden Sie Ihre Daten zunächst an den Hacker, der sie dann weiterleitet.“
Auch dieser Punkt ist sehr interessant und wäre ein eigener Artikel wert. Ich fürchte nur, da reichen meine Kenntnisse nicht dafür aus, diesen Aspekt ausreichend umfangreich zu recherchieren. Ich würde das aber gemeinsam mit einem Experten auf diesem Gebiet aufarbeiten. Also falls Sie da jemanden kennen, dann bitte um Info.
„Ausfälle von Clouddiensten sind doch mindestens 5-6mal im Jahr an der Tagesordnung“
Ich lebe und arbeite in Österreich. Wenn Sie mit Clouddiensten das Internet per se meinen, kann ich diesen Punkt nicht nachvollziehen. Aber natürlich haben Sie recht: ohne Internet kein ERP.
Es gibt mittlerweile technische Lösungen gegen Internetausfälle, zum Beispiel:
https://www.becom.net/cloudanwendungen-ohne-internet-wie-unternehmen-jetzt-ausfaelle-vermeiden/
Nochmals vielen Dank für Ihren kritischen Kommentar, der Fragen aufzeigt, die auch für andere Entscheidungsträger relevant sind.
mit besten Grüßen,
Ernst Dennstedt