ERP Branchenlösung vs. Standardsoftware aus der Kostensicht

ERP Branchenlösung - hohe Kosten, zu wenig Nutzen: Wir beobachten in unseren Gesprächen, dass Geschäftsführer im Mittelstand die typische ERP Branchenlösung zunehmend kritischer bewerten. 

*) Information für Business Central Partner

Dabei wird häufig nicht unterschieden, ob es sich um eine Standardsoftware, eine Standardsoftware mit einer Vielzahl von branchenspezifischen Funktionen oder ein ERP System mit einem Branchenmodul handelt. 

Eine echte Branchenlösung hat unbestritten Vorteile, wenn es um die Passgenauigkeit in der Abbildung der Geschäftsprozesse geht,  aber auch sehr gewichtige Nachteile. Spezialisierte Microsoft Dynamics NAV Partner können Ihnen die Wirtschaftlichkeit an Hand einer Power BI Auswertung schnell und einfach durchrechnen.

Ein ERP System schafft man sich in der Regel für 10 Jahre an, vielfach sogar für 15 Jahre und länger. Eine ERP Branchenlösung kann ganz schnell an ihre Grenzen gelangen, wenn das Unternehmen schnell wächst, sich internationalisieren oder insgesamt neu ausrichten möchte.

Möchte man seine Prozesse digitalisieren, hat man mit einer ERP Standardsoftware in der Regel keine Probleme. Dynamics NAV wird permanent an die neuesten Entwicklungen angepasst und von Microsoft weiterentwickelt. Bei eine stark auf eine Branche angepassten ERP Lösung für den Mittelstand, auch wenn diese ERP Lösung auf Basis Dynamics NAV aufsetzt,  wird es bei der Umsetzung der Digitalisierung vielfach mühsamer und unflexibler.

Einige Anbieter von ERP Branchenlösungen verschlüsseln die Dynamics NAV Objekte für das Branchenmodul, sodass sich für den Kunden eine de-facto nicht lösbare Abhängigkeit ergibt. 

Bei einer ERP Branchenlösung muss zusätzlich zur ERP Standardsoftware Dynamics NAV der vollständige Funktionsumfang des Branchenmoduls bezahlt werden.

Sie kennen das vielleicht von Winword oder Excel: wie viele von den tollen Funktionen verwenden Sie tatsächlich und wie viele davon bezahlen Sie, ohne diese überhaupt zu kennen?

Jedes Unternehmen hat bestimmte Stärken. Diese Stärken sind der Hauptgrund, warum ein Unternehmen eine bestimmte Positionierung am Markt und Wettbewerbsvorteile gegenüber seiner Marktbegleiter hat.

Ein guter Indikator für die Wirtschaftlichkeit einer ERP Branchenlösung ist der Prozentsatz der Kosten (ungefähr reicht aus), zu dem das Branchenmodul für den Wettbewerbsvorteil verantwortlich zeichnet.

Alternativ sind die Kosten für die Anpassung der Standardsoftware und Zusatzprogrammierungen der Funktionalitäten zu erfassen, welche den Wettbewerbsvorteil erhalten würden. 

Ohne die oben genannten Stichwörter zu betrachten hat man dann schon eine gute erste Einschätzung, ob die ERP Branchenlösung echte Vorteile gegenüber der Standardsoftware plus Anpassungen haben könnte.

ERP Kosten werden von Entscheidern oft über-, in den meisten Fällen aber krass unterschätzt. Eine aus der Kostensicht nicht betrachtete schnelle Entscheidung zu einer ERP Branchenlösung geht über die nächsten 10 - 15 Jahre mächtig ins Geld. 

Wie viele dieser Entscheidungen werden auch aus der Kostensicht ganz bewusst getroffen, weil die Vorteile der ERP Branchenlösung für das Unternehmen eben doch überwiegen?

Oder ist man bei der Entscheidung für die ERP Branchenlösung in die Kostenfalle getappt?

Eine Analyse aller rund um die ERP Investition anfallenden Kostenfaktoren ist ohnehin ein MUST. Um ein Gefühl zu erhalten, ob es in Richtung ERP Branchenlösung oder Standardsoftware plus Zusatzfunktionalitäten geht, reicht zunächst die Betrachtung der Hauptkostentreiber aus.

Lizenzen: Hier gilt es die Anzahl der User, welche mit dem ERP System Dynamics NAV arbeiten sollen, zu ermitteln. Je nachdem in welcher Abteilung ein NAV Anwender tätig ist, wird er immer, häufig oder selten eine Dynamics NAV Lizenz benötigen.

Branchenlösung: das standardisierte Branchenmodul  hat entweder einen fixen Preis oder einen Preis je Dynamics NAV User. Das Preismodell ist abhängig vom Hersteller der Branchenlösung.

Wartungskosten: Allen Preismodellen gemeinsam ist: das Branchenmodul fällt unter die jährlichen Wartungskosten.

Vorteil: bei jedem Dynamics NAV Upgrade ist auch das Branchenmodul über den Wartungsvertrag jeweils auf dem aktuellen Softwarestand erhältlich 

Nachteil: die jährlichen Wartungskosten sind Fixkosten, auch für jene Funktionen, die Sie nie benutzen.

Zusatzprogrammierungen (als Alternative zum Branchenmodul): hier fallen Einmalkosten für genau jene Zusatzfunktionen an, welche für Ihre Wettbewerbsfähigkeit notwendig sind.

Ob die Zusatzprogrammierungen einen wirtschaftlichen Vorteil oder einen Nachteil darstellen, muss im Einzelfall durch Kostenvergleich über die Laufzeit gegen den Anteil an den jährlichen Wartungsgebühren geprüft werden.

ACHTUNG: manche Anbieter verrechnen für Zusatzprogrammierungen ebenfalls Wartungsgebühren, obwohl nicht selten keine weitere Leistung über die Laufzeit der Zusatzprogrammierungen erbracht werden - auf diesen Kostenposten sollte man genau hinsehen und sich das auch genau erklären lassen. 

Customization: darunter versteht man die Abbildung der Geschäftsprozesse des Unternehmens im ERP System. Hier entstehen die Kosten aus der Abweichung der Deckung der ERP Lösung gegenüber den Anforderungen des Unternehmens. Je höher der Deckungsgrad ist, desto weniger Anpassungen sind notwendig und desto billiger wird es für den Kunden.

Faustregel: Prozesse bzw. Prozessschritte, welche die Wettbewerbsfähigkeit sichern, sollten durch individuelle Anpassungen und Zusatzprogrammierungen im ERP System abgebildet werden. Bei Standardprozessen ist es billiger und empfehlenswert, sich den vorgegebenen Abläufen des ERP Systems zu unterwerfen. 

Supportkosten: diese laufenden Kosten entstehen durch die Unterstützung der Key User oder des Inhouse - Supportteams durch den Dynamics NAV Anbieter. 

Hier gilt es, sich zwei Aspekte bewusst zu machen:

1. je näher man am Dynamics NAV Standard bleibt, desto kostengünstiger ist die Schulung der Anwender und der nachgelagerte, begleitende Support durch den Dynamics NAV Partner
2. haben Sie eine ERP Branchenlösung deren Dynamics NAV Objekte durch den Hersteller verschlüsselt sind, haben Sie kaum eine Möglichkeit, sich aus dieser (Kosten-)Abhängigkeit zu befreien bzw. sich nach einem neuen Dynamics NAV Partner umzusehen

Datenübernahme: auch dieser Aspekt kann sich zu einem echten Kostentreiber entpuppen. In der Diskussion, ob eine ERP Branchenlösung oder eine Standardsoftware die bessere Wahl ist, spielt dieser Aspekt eventuell nur dann eine Rolle, wenn zwei verschiedene ERP Systeme miteinander verglichen werden. 

Eine ERP Branchenlösung "automatisch" als das bessere ERP System zu sehen, kann zur echten Kostenfalle werden. 

Auch bei einer Standardsoftware kann man bei einem schlecht gewählten Dynamics NAV Partner in eine Kostenfalle tappen. Nur ist der Wechsel auf einen neuen Dynamics NAV Partner wesentlich einfacher, je näher man sich am Dynamics NAV Standard orientiert hat.

Ob man sich für eine ERP Branchenlösung oder eine Standardsoftware plus Zusatzprogrammierung entscheidet, ist von den individuellen Anforderungen des Unternehmens abhängig und sollte rational nach wirtschaftlichen Überlegungen entschieden werden.

Die wichtigsten Links rund um Dynamics NAV:

• ERP System Microsoft Dynamics NAV: Module und Funktionen im Überblick
• Dynamics 365 Business Central - ERP aus der Cloud für den Mittelstand
• Dynamics NAV Service Excellence - unsere Mitarbeiter machen den Unterschied
• In 6 Schritten den richtigen Dynamics NAV Anbieter für Ihr Unternehmen finden
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• Dynamics NAV Kostencheck vom Microsoft Goldpartner