Dynamics NAV Personalzeiterfassung benötigt Ausweise zur elektronischen Zeiterfassung. Diese Ausweise gibt es in den verschiedensten Formen, Farben, Ausführungen und Technik.

Eine Übersicht aus der Praxis.

Autor: Joachim Baehr, seit 25 Jahren Experte in betrieblicher Zeiterfassung, http://www.socitas.de, Geschäftsführer

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DER QUASI-STANDARD FÜR ELEKTRONISCHE ZEITERFASSUNG

Heute werden meist Ausweise mit folgenden Merkmalen genommen:

Kunststoff,
Schlüsselanhänger,
berührungslose Erfassung,
ohne Name,
ohne Bild,
ohne Logo
in einer normalen Farbe.

Im folgenden Text werden nun verschiedene Optionen aufgezeichnet, welche Alternativen es gibt bzw. was bei diesen Alternativen von Interesse und Gewicht sein könnte.

NEGATIVERFASSUNG

Natürliche kann man die Dynamics NAV Personalzeiterfassung auch per Negativerfassung machen, also keiner Erfassung von Zeiten von den Mitarbeitern, sondern per Selbstaufschreibung oder nur per Ergänzung der Abweichungen von einer vorgegebenen Standard-Arbeitszeiten-Planung.

Da dieser Weg in fast allen Fällen nachweislich ungerechter, unflexibler und klar teurer ist als eine elektronische Zeiterfassung per Positiv-Erfassung und Ausweis (siehe andere Artikel), wird hier im Folgenden nicht näher darauf eingegangen – und einfach ignoriert.

ANFORDERUNGEN

Mit dem Ausweis sollen – möglichst elektronisch – die Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeiter erfasst werden. Dazu kommen in bestimmten Fällen noch die Zugangskontrolle, Kantinenessen, Bezahlung im Firmenkiosk, Geldkarte, o.ä.

Die Ausweisträger (meist Mitarbeiter, aber auch Leiharbeiter, Externe, Besucher, Berater, Lieferanten, usw.) sollten (müssen!) ihren Ausweis immer dabei haben. Im allgemeinen Verständnis heutzutage existiert die Ansicht, dass jeder Mensch normalerweise einen Schlüssel bzw. Schlüsselbund dabei hat und auch jeder Mensch ein Portemonnaie oder eine Brieftasche immer dabei hat, inklusive einem Fach für Ausweis- und Scheckkarten – also sind fast alle Ausweise Schlüsselanhänger oder Scheckkarten.

SICHTAUSWEIS

Soll der Ausweis auch ein Sichtausweis sein, man also auf dem Ausweis einen Hinweis auf den Besitzer haben will, so bietet sich der Ausweis im Scheckkartenformat an. Auf diesen kann man das Firmenlogo, ein Bild des Inhabers, seinen Namen und andere Informationen abbilden; dazu auch bei Bedarf weitere Sicherheitsmerkmale.

Einen solchen Ausweis zu erstellen ist komplexer, aufwendiger und teurer als bei unserem Quasi-Standard. Und es gibt nur noch wenige Unternehmen, die noch Sichtkontrollen an ihren Pforten durchführen. Auch die Fehlverwendung bei Verlust des Sichtausweises schrecken heute eher ab. Und letztendlich werden die Situationen, wo man sich mit seinem Ausweis auch echt ausweist, immer seltener; meist werden dort für den entsprechenden Anlass spezifische Ausweise erstellt (z.B. bei Messen).

FORMAT

Hier kann man eigentlich nur zwei echte Varianten nennen:

Scheckkarte oder
kompakter leichter flacher Schlüsselanhänger.

Ein Kartenformat in einer anderen Größe als einer Scheckkarte (also Kreditkarte oder Euroscheckkarte) ist nicht zu empfehlen; denn dadurch würde die Vergesslichkeitsquote für den Ausweis rapide steigen. Von einem ganz anderen physischen Format ist ebenfalls abzuraten.

Die biometrischen Verfahren würden einen Verzicht auf ein physisches Medium bedeuten, aber bisher setzen diese sich noch kaum durch.

MATERIAL

Das Material des Ausweises ist heute fast irrelevant. Der Kampf von Kunststoff und Metall ist faktisch entschieden – voller Sieg für den Kunststoff. Leichter, billiger, flexibler, … mehr Argumente braucht man kaum.

BERÜHRUNGSSENSITIVITÄT

Auch hier ist der Kampf entschieden. Die berührungslose Erfassung der Vorgänge / Zeiten hat sich durchgesetzt. Angesichts der Fehleranfälligkeit der berührungsbehafteten Erfassungen (z.B. Magnetstreifen oder Scheckkarte mit offenem Chip) ist der Sieg kein Wunder.

Zu den berührungslosen Verfahren gehören auch die Scan-Verfahren von optischen Zeichen (z.B. Streifencodes oder QR-Codes). Diese lassen sich aber leicht fälschen und missbrauchen. Deshalb werden diese nur eingesetzt, wenn Schnelligkeit und sehr leichte Erstellbarkeit gefragt sind. Also sind diese Verfahren für die Personen-Zeiterfassung nicht geeignet.

Es bleiben also die berührungslosen Verfahren z.B. per Induktion, Infrarot oder Langwellen. Diese Verfahren funktionieren heutzutage sowohl in Schlüsselanhängern als auch in Scheckkarten.

NAME

Ein Name auf dem Ausweis – was bringt das für einen Nutzen?Welche Vorteile könnte der Name des Inhabers auf dem Ausweis haben?

BILD

Ein Bild des Ausweis-Inhabers auf dem Ausweis ist sicherlich schick. Aber welchen Nutzen hat das? Dazu ist noch zu bedenken, dass nach einigen Jahren (evtl. fünf oder acht) die Bilder erneuert werden sollten, jeder wird ja schließlich älter und ändert sich auch dabei.

FIRMENLOGO

Ein Firmenlogo geht auf einer Scheckkarte, aber auch auf einem Schlüsselanhänger. Bei einem Ausweis mit Firmenlogo weiß jeder Finder, wohin der Ausweis gehört und was er mit diesem Fund machen könnte. Viele Unternehmen wollen gerade dies nicht.

FARBE

Ist die Farbe des Ausweises eine ganz normale Farbe, so kann der Ausweis nichts aussagen. Hat das Unternehmen aber eine bestimmte und signifikante Firmenfarbe (z.B. Telekom Magenta, Blue IBM, Siemens Türkis, Ferrari Rot, …) und benutzt diese für den Ausweis, so läuft sie ein etwas höheres Risiko, wenn ein Ausweis verloren wird.

VERLUST

Dass man mal einen Ausweis verlieren kann – sei es auf der Straße, in der Kantine, durch Diebstahl oder einfach per Waschmaschine – ist normal und menschlich. Aber wie geht man damit um?

INHABER

Ganz wichtig – und sogar ein Abmahngrund – ist die schnellstmögliche Meldung des Verlustes bzw. der Unauffindbarkeit vom Inhaber an das Unternehmen. Wenn man den Ausweis auch für die Zugangskontrolle nutzt, so ist das sogar ein absolutes Muss.

UNTERNEHMEN

Das Unternehmen kann dann verschiedene technische Aktionen als Antwort bereit haben:

Sperren des Ausweises,
- trotzdem Protokollierung aller Versuche mit dem Ausweis,
- auch mit Alarmauslösung,
Buchungen und Zugänge zulassen,
- mit Folgemaßnahmen der Kontrolle der zugehenden Kartenbesitzer,
- mit Aufforderung der Rückgabe des Ersatzausweises,
- eine Voraussetzung dazu ist, dass die elektronische Zeiterfassung Software auch gleichzeitig mehrere Ausweise pro Person zulässt,
Ausgabe eines Ersatzausweises.

Zum Ausweis-Inhaber hin gibt es ein fast normiertes Verfahren:Pro 1-2 Jahre ist die einmalige Ausgabe eines Ersatzausweises kostenfrei für den Inhaber, jeder weitere Ersatzausweis in diesem Zeitrahmen kostet eine Gebühr von 5-50€.

Der Preis eines Ersatzausweises für einen Mitarbeiter kann im Minimum die Selbstkosten des Ausweises betragen (z.B. 5€-10€), oder auch höher sein wegen einer Gebühr für den entstehenden Verwaltungsaufwand (z.B. 20€ oder 25€), aber auch noch viel höher auf Grund des hohen Aufwandes durch das Sicherheitspersonal zur Kontrolle bei Fehlzugängen, usw.

BETRIEBSDATEN

Bisher wurde immer nur von der Erfassung von Kommen und Gehen, also dem Beginn und dem Ende oder der Unterbrechung der Arbeitszeit geschrieben, aber mit demselben Ausweis können natürlich auch andere Fakten und Informationen über die Art und die Aufteilung der Arbeit erfasst werden.

Eine unvollständige Aufzählung von Beispielen dazu sei hier mal aufgelistet:

Erfassung von Beginn und Ende von Fertigungsaufträgen,
verschiedene Tätigkeiten am Tag werde über den Ausweis autorisiert,
Erfassung von Projektzeiten aller Art,
Start und Ende von Pausen, normale wie auch Raucherpausen,
Erfassung von Rückmeldungen aus Aufträgen mit Mengen und Schrottmengen,
Anwesenheitsmarken bei Wachdienstgängen,
Erfassung von Zeiten für Service- und Montageaufträgen,
über Mobilgeräte erfasste Kunden- oder Baustellenbesuche,
Erfassung von allen anderen Betriebsdaten verschiedenster Art.

Hier liegt sicherlich ein riesiges Potential für alle Beteiligten zur Steigerung, Transparentmachung und Perfektionierung der Arbeitsleistungen – und damit wohl auch für mehr Gerechtigkeit in der Bewertung von Arbeitsleistungen.

Und der Ausweis kann dabei die Rolle der Ausweisung der eingebenden Person sein.

VISIONEN

Doch den Ausweis nur für die elektronische Zeiterfassung zu nutzen, klingt im Zeitalter der Integration etwas langweilig. Hier gibt es noch einige Optionen mehr – für eine langsame sukzessive Umsetzung.

KANTINENERFASSUNG

Erfassung eines Essen – ob Linie 1, 2, 3 oder Vegan – und Zählung im System, Meldung an LoGe-System und dort Verrechnung mit Gehalt.

UNTERNEHMENSKIOSK

Ob Kiosk, Kaffeeautomat, Getränkeautomat, Snacks oder sogar der Zigarettenautomat, hier werden sie mal zusammenfassend als Kioskleistungen benutzt. Erfasst wird immer nur neben Ausweisnummer, Ausweisleser, Datum und Uhrzeit der ausgegebene Betrag; diese Daten könnten im Zeitsystem gesammelt und summiert werde, dann Weitergabe an LoGe, dort Verrechnung.

TANKDATEN

Bei der firmeneigenen Tankstelle …… schön wärs.

GELDKARTE

Etwas komplizierter umzusetzen, aber auch gängiger Weg. Entweder völlig vom Unternehmen losgelöst (mit Bargeldschlitz) oder per Meldung des Betrage an Zeitsystem und LoGe. Dazu ist meist eine umfangreichere Speicherung auf dem Ausweis selbst sinnvoll.

FAZIT: CHECKLISTE ZU AUSWEISEN FÜR DYNAMICS NAV PERSONALZEITERFASSUNG

Wenn diese unechte Checkliste zur Auswahl eines Ausweises nur ein ganz wenig geholfen hat, so freue ich mich. Wenn nicht, so muss ich besser werden.

Sich bei der elektronischen Zeiterfassung für einen berührungslos erfassenden Schlüsselanhänger zu entscheiden, ist sicher kein Fehler. Die Entscheidung ist einfach und recht robust; aber kein Muss und keine Soll.

Die wichtigsten Links rund um Dynamics NAV:

Dynamics NAV Personalzeiterfassung – Ausweise für die elektronische Zeiterfassung