ERP Stammdaten sind Basis für Unternehmenserfolg & Digitalisierung

Die ERP Stammdaten sind die Grundlage für operative Geschäftsprozesse und Unternehmensentscheidungen.

Aktives Stammdatenmanagement bringt dem Unternehmen

Maßnahmen zur Verbesserung der ERP Stammdatenqualität Ihres Dynamics NAV Systems

Daten sind die strategische Ressource des 21. Jahrhunderts. Dazu zählen auch die im Unternehmen gesammelten, strukturierten Daten. 

Es gibt keine Prozesse ohne Datenbasis. Marketing und Vertrieb, die Entwicklung neuer Produkte oder Services - alles ist bereits oder wird verstärkt Daten-getrieben und Daten-gesteuert sein.

Entscheidungen basieren auf Auswertungen von Daten im Unternehmen. War das früher mal Business Intelligence, geht der Trend immer stärker in Richtung künstlicher Intelligenz.

Strukturierte Unternehmensdaten (ERP Stammdaten) werden mit unstrukturierten Daten (Big Data) zusammengeführt und dienen als Entscheidungsgrundlage. Marketing-Automation und Predictive Analytics zeigen die Richtung diesbezüglich auf.

Ein aktives und vorsorgendes Datenmanagement wäre das Gebot der Stunde. Welche Aufgaben und Aktivitäten ein effektives und effizientes Datenmanagement im Unternehmen braucht, hat das Kompetenzzentrum St. Gallen in dem Regelwerk Corporate Data Quality Management (CDQM) zusammengefasst.

Unternehmen, die Wert legen auf ein aktives und präventives Datenqualitätsmanagement, müssen ihre Hausaufgaben in den Bereichen Strategie, Organisation und im Einsatz befindlichen Systeme machen.

Buch zum Thema: Corporate Data Quality - Voraussetzung erfolgreicher Geschäftsmodelle. Autoren: Boris Otto, Hubert Österle. Springer Verlag. 

Verschiedene Umfragen kommen zu dem Ergebnis, dass durchschnittlich ein Effizienzgewinn aus optimal gepflegten ERP Stammdaten von 5% bis 10% realisierbar sind. 

Aber noch wichtiger als Kosteneinsparungen in den Geschäftsprozessen wiegt eine andere Studie.

Laut der Studie Geschäftsmodelle in der digitalen Wirtschaft (durchgeführt von der Technischen Universität München im Februar 2016) stellen bis 2020 an die 75% der Unternehmen auf ein digitales Geschäftsmodell um. 

Wenn es Ihnen nicht gelingt, Ihre ERP Stammdaten in den Griff zu bekommen, brauchen Sie mit der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen gar nicht erst zu beginnen, denn

die ERP Stammdaten sind das Fundament für die Digitalisierung Ihres Unternehmens

Die Datenqualität wird immer entscheidender für den Unternehmenserfolg und für die Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens. 

Der Hauptgrund für die dahinsiechende Stammdatenqualität liegt im mangelnden Bewusstsein der Top-Manager, dass dieses Thema in der obersten Führungsetage angesiedelt sein muss und nicht in der alleinigen Verantwortung der IT-Abteilung liegt. 

Die Datenqualität hat sich in den letzten Jahren doch bedeutend verbessert - nicht zuletzt durch den verstärkten Einsatz von ERP Systemen wie Dynamics NAV.

Das größte Problem bleibt aber die manuelle Erfassung in verschiedenen Fachbereichen des Unternehmens. Oft genug werden gleiche Datenbestände mehrfach im Unternehmen erfasst und geführt. So kann es ohne weiteres vorkommen, dass der Vertrieb "andere" Kontaktdaten hat als die Buchhaltung.

Der Grund für die verschiedenen Datenhaltungen ist meist der Einsatz von mehreren Anwendungen wie Warenwirtschaft, CRM, Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung. 

Allerdings: auch der Einsatz eines integrierten ERP Systems wie Dynamics NAV verhindert nicht zwingend Datensilos in einem Unternehmen. Weil integrierten ERP Systeme zwar sehr gut die Anforderungen eines Unternehmens abdecken. Spezialisierte Anwendungen wie ein Microsoft Dynamics CRM aber doch eine Berechtigung haben, wenn der Funktionsumfang des ERP Systems nicht ausreicht.

Da die Bedeutung der ERP Stammdaten meist nicht in die Unternehmensstrategie Eingang gefunden hat, werden lokale und globale Stammdaten an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen erfasst und verwaltet. 

Die Stammdaten werden zum überwiegenden Teil manuell erfasst. Dazu gibt es kaum Richtlinien, und wenn doch, sind das vielfach zahnlose und nicht kontrollierte Vorgaben.

Eine Automatisierung der Kontrolle und Korrektur der manuellen Erfassung findet nur selten statt.

Der interne Auslöser sich über die Qualität der ERP Stammdaten Gedanken zu machen, ist der Kostendruck. Prozesse müssen automatisiert, die Prozesskosten reduziert werden.

Externe Auslöser sind meist Kunden (Service), Zulieferer (Einbindung in die Wertschöpfungskette) und regulatorische Anforderungen, die aus gesetzlichen Gründen umgesetzt werden müssen.

Laut der weltweit größten Anwenderbefragung "BI Survey 13" zählt die Datenqualität zu den Top-3 Problemen im Unternehmen. Dennoch wird das Datenmanagement nur reaktiv in Angriff genommen, wenn es durch interne oder externe Auslöser nicht mehr anders geht.

Strategische (bereichsübergreifende) Bedürfnisse, die hohe Datenqualität erfordern:

Quelle: Institute for Information Management, St. Gallen, 2013 / B. Otto, TU Dortmund, 2013

Operative Bedürfnisse, als notwendige Voraussetzung in der digitalen Transformation:

Spricht man davon, die Datenqualität der ERP Stammdaten zu erhöhen, muss man auch dazusagen, an Hand welcher Kriterien die Qualitätssteigerung gemessen werden soll.

Im Wesentlichen gibt es 4 Qualitätskriterien in der Beurteilung der ERP Stammdaten:

Die Mängel in der Datenqualität liegt überwiegend in der Aktualität und der Vollständigkeit in den Kundenstammdaten, Artikelstamm, Materialstamm, Fertigungsstammdaten, Mitarbeiterstamm (da gibt es die wenigsten Probleme)

Die in der Unternehmensstrategie festgelegten Ziele müssen in der Aufbauorganisation (Funktionen, Rollen) und in der Ablauforganisation (Prozesse) verankert werden, sollen die strategischen Ziele in den operativen, täglichen Aufgaben berücksichtigt werden.

Die das Stammdatenmanagement sollte es eine Rolle im Unternehmen geben, welche für die Umsetzung der Vorgaben im Handling mit den Unternehmens-spezifischen Daten verantwortlich zeichnet. 

Diese zentrale Anlaufstelle im Unternehmen muss sehr nahe an der obersten Führungsebene angesiedelt sein, was sich auf die Durchsetzung der gesetzten Maßnahmen positiv auswirkt. Der zentralisierte Ansatz fördert die Umsetzung der Ziele und Strategie.

Alle Maßnahmen, welche die Erreichung der strategischen Ziele sicherstellt muss in den operativen Abläufen sichergestellt sein. 

Daran erkennt man bereits, dass es sich beim Management der ERP Stammdaten und bei der zugehörigen Datenpflege um ein Unternehmens-kritisches Change Management Projekt handelt, dass sich nicht mal so nebenbei erledigen lässt.

Bei der manuellen Erfassung von ERP Stammdaten sind naturgemäß alle Eingaben unterschiedlich, wenn diese nicht automatisch kontrolliert und korrigiert werden.

Möchte man die Datenqualität der ERP Stammdaten korrigieren, bietet sich ein sehr pfiffiges Tool für die professionelle Datenbereinigung an, dass ich sehr empfehlen kann. 

Professionelle Datenbereinigung mit dem Excel AddIn von METHIS bietet maximale Datenqualität mit minimalen Aufwand. Folgende ERP Stammdaten können ganz leicht, schnell und kostengünstig berichtigt werden:

KEINE Fixkosten oder Abo-Gebühren. 

Mit dem Kostenrechner schnell und einfach kalkulieren, was Ihnen Ihre Datenbereinung kosten würde.

Mit Hilfe von APIs können in Dynamics CRM und Dynamics NAV die manuellen Erfassungen der ERP Stammdaten automatisiert kontrolliert und korrigiert werden. 

Hier finden Sie eine Installationsanleitung für Microsoft Dynamics CRM, äquivalent auch für Dynamics NAV.

Mit den Anforderungen durch den digitalen Wandel steigen die Anforderungen an die Konsistenz der Unternehmensdaten. 

Immer häufiger treffen Algorythmen Entscheidungen im Unternehmen, wofür die Stammdatenbasis die Grundlage dazu bildet. Diese Stammdatenbasis muss in Echtzeit aktuell und konsistent sein.

Besonders anspruchsvoll wird es, wenn Stammdaten mit Bewegungsdaten, zum Beispiel von Kundenbewegungen, verknüpft werden sollen um die Loyalität des Kunden zu ermitteln (Erstkäufer, wiederholte Käufe, Stammkäufer)

An Hand dieses simplen Beispiels ist leicht zu erkennen, wohin die Reise gehen wird. 

Für all diese Möglichkeiten benötigt es konsistente und aktuelle ERP Stammdaten um eine barrierefreie Durchgängigkeit des Informationsflusses zu gewährleisten