How-to: Digitalisierungsprojekte mit Business Central

Digitalisierungsprojekte: Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit dem ERP System Microsoft Business Central (Dynamics NAV, Navision) sichert nachhaltig Ihre Wettbewerbsfähigkeit, die Fähigkeit das Geschäft zu skalieren und erhöht die Ihre Flexibilität bei sich ändernden Marktbedingungen

Welche Digitalisierungsprojekte in den Geschäftsprozessen  mit Business Central Kosten senken und Durchlaufzeiten und damit die Effizienz erhöhen, ist Inhalt dieses Beitrags. Als Bonus gibt es noch eine Übersicht über die Förderungen von Digitalisierungsprojekten.

aktualisiert: 24.07.2020

Clayton Christensen, der „Erfinder“ der disruptiven Innovation, unterscheidet drei Arten von Innovationen:

1. EFFIZIENZ-INNOVATION (Anm.: Digitalisierung von Geschäftsprozessen)​​: Geschäftsprozesse werden standardisiert, optimiert und automatisiert. Man optimiert Produktion oder Vertrieb und erreicht mit gleichem Aufwand wesentlich bessere Ergebnisse.

2. INKREMENTELLE INNOVATION (Anm: Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen): Man hat ein gutes Produkt und macht dieses noch besser. Ein typischer Vertreter der inkrementellen Innovation sind die Autobauer.

3. DISRUPTIVE INNOVATION (Anm: Digitalisierung von Geschäftsmodellen): Die disruptive Innovation vereinfacht und verbilligt ein sehr komplexes und teures Produkt so stark, dass dadurch tatsächlich neue Nutzer angesprochen werden und neues Wachstum generiert wird.

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Wie wir in der Grafik von Frank Hensel sehen, ist der Fokus auf den Aufbau eines Online Shops im Handel und die Digitalisierung der Prozesse im Zuge der COVID-19 - Krise massiv verstärkt worden. Denn dadurch wird es möglich, über die digitalisierten Prozesse immer und von überall (Stichwort: Home Office) auf die benötigten Unternehmensdaten zugreifen zu können. 

Digitalisierungsprojekte

Frank Hensel, exCEO REWE International AG, Webinar bei DHK in Wien, 30.6.2020

Geffroy, Edgar K.. Das Ende der Geschäftsmodelle (German Edition) . REDLINE Verlag. Kindle-Version: Wir leben heute schon in einer digitalen Welt. ... Abläufe und Prozesse werden schneller und kurzfristiger, und deshalb wird Arbeit künftig in Projekten konzentriert mit dem Ziel, den Markt schnellstmöglich mit den gewünschten Leistungen zu bedienen. 

Marktführende Unternehmen nutzen Technologie, um Prozesse, Produktinnovationen und Geschäftsmodelle zu digitalisieren. Das betrifft nicht mehr nur Konzerne und digitale Unternehmen wie Netflix, Spotify & Co, sondern immer häufiger auch den traditionellen Mittelstand.

DEEynamics im interview mit Microsoft Österreich, Frau Martina Saller: Welche Firmen/Branchen setzen bereits auf Business Central on Microsoft Azure?
Saller: Die Cloud ist die Zukunft - die meisten Unternehmen setzen daher schon heute auf Cloud- bzw. auf SaaS Lösungen oder planen deren baldige Einführung.
Auch Business Central gibt es als Saas Lösung, allerdings stehen noch nicht alle benötigten Branchenlösungen in der Cloud zur Verfügung bzw. sehen wir zum Teil komplexe, mit den Jahren kontinuierlich gewachsene kundenindividuelle on Premises Lösungen bei unseren Kunden. Diese kann man nicht so einfach durch eine Standard SaaS Lösung ersetzen.
Daher ist es für manche Kunden ein besserer erster Schritt ihre bestehende Lösung auf Azure und damit in die Cloud zu bringen.
Digitalisierungsprojekte

 Business Central neben der Cloud wesentliches Element der Digitalisierung im Mittelstand

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Welche Möglichkeiten es gibt, die in Business Central abgebildeten Geschäftsprozesse zu digitalisieren, wird an Hand von Beispielen exemplarisch dargestellt.

Viele mittelständische Unternehmen tun sich schwer, dass Wissen um die Notwendigkeit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in konkrete Digitalisierungsprojekte umzusetzen.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Bild: IfM Bonn. Befragung der Mitglieder des Zukunftspanel Mittelstand, praktisch zeitgleich mit dem Ausbruch von Corona. Bild klicken um den interessanten Artikel zu öffnen.

Dabei stehen mit und rund um Microsofts ERP System Dynamics 365 Business Central (in der Cloud), eine Vielzahl an AddOn´s von Drittherstellern, spezialisierten Cloud Services und Dokumenten Management Systemen zur Verfügung, die im typischen Mittelstand schon einen sehr guten Digitalisierungsgrad erreichen lässt. 

Sollten Sie sich in den nachfolgenden Beispielen nicht finden oder spezifische Fragen haben, dann bitte zögern Sie nicht und schreiben Sie Ihre Fragen in die Kommentare: jede Frage wird beantwortet.

Digitalisierungsprojekte im Rechnungswesen

Digitalisierungsprojekte von Geschäftsprozessen

  Studie Deloitte Österreich (zur kompletten Studie Bild klicken)

Die Automatisierung der Eingangsrechnungen samt Freigabeworkflow sind ein ganz zentraler Punkt in der Digitalisierung des Rechnungswesens.

Die Automatisierung des betrieblichen Zahlungsverkehrs und das automatische Erkennen und Auslesen von finanztechnisch relevanten Informationen in Verträgen sind weitere wesentliche Hebel zur Effizienzsteigerung.

Finanz-relevanten Informationen aus Vertragstexten wie Leasing, Support- und Wartungsverträge uä. auslesen und die entsprechenden Felder im ERP System zu befüllen bedeutet einen erheblichen Qualitätszugewinn (Reduzierung von Fehlern) und eine Kostensenkung

Zeitgesteuertes automatisiertes Verteilen von Reports: je standardisierter und automatisierter die unterjährigen Abschlüsse und der Jahresabschluss erstellt werden kann, desto einfacher ist dessen zeitgerechte Verteilung bei den Entscheidern im Unternehmen.

Fast Close: schnelle Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse erstellen

Digitalisierung in Marketing und Vertrieb

Die Umsatzrendite wird um durchschnittlich 3% durch Digitalisierungsprojekte in Marketing und Vertrieb gesteigert, so eine Erkenntnis der Studie der Ruhr-Universität in Kooperation mit The Boston Consulting Group.

Integration von B2B Webshops für Ersatzteile inklusive Preise, Rabatte, Verfügbarkeit und Lieferzeit für Servicetechniker und Kundendienste

Kundenportale mit Bestellsystem koppeln, um Auftragsstatus, Order-Tracking oder Kaufhistorie anzuzeigen

Marketing greift über spezialisierte Tools (zB.: Microsoft Dynamics CRM) auf die zentralen Daten von Business Central zu um verschiedene digitale Kanäle über alle Phasen des Kundenlebenszyklus (Up- und Cross Selling) punktgenau zu adressieren

B2B Leadgenerierung im Internet mit Anbindung des CRM-Systems, Webseitentracker und E-Mailautomation zur Weitergabe von Informationen an die Interessenten und Qualifizierung der Leads für den Vertrieb (entwickelt und umgesetzt für den eigenen Bedarf vom Autor dieses Artikels - siehe auch: Double your Sales in diesem Blog

Digitalisierungsprojekte im Marketing und Vertrieb Vertrieb

Digitaler B2B Vertrieb mit Business Central (Bild klicken zum Vergrößern)

Integration von mobilen Sales - Lösungen mit Smartphone oder Tablet mit direkten Zugriff auf alle Vertriebs-relevanten Informationen im Business Central

Digitale Tourenplanung: Touren schneller planen und Navigation für Vertrieb, Service Mitarbeiter und Kundendienst bereitstellen

Digitalisierungsprojekte in der Logistik

Integration von Online - Katalogen für die vereinfachte elektronische Beschaffung durch den Einkauf und um Bestellungen geringwertiger Artikel automatisiert durchzuführen. 

Automatisierte Auswertung von Beschaffungskennzahlen verschiedener Quellen zum Zwecke der Lieferantenbewertung.

Wareneingangs-/ausgangslogistik mit RFID Technologie automatisieren

Ein- und Auslagerungen im hoch-automatisierten Lager direkt ins Business Central übertragen

Einsatz von Sensoren zur Steuerung und Überwachung in Lieferketten mit Echtzeitübertragung nach Business Central (innerbetriebliches Order Tracking entlang der gesamten Lieferkette bis zum Kunden)

Digitalisierungsprojekte in der Produktion 

Coming soon...

Digitalisierungsprojekte in der Instandhaltung 

Predictive Maintainance: Maschinendaten mittels IoT sammeln und auswerten, reduziert massiv die Wartungskosten und optimiert die Bearbeitung der Wartungsfälle bei Ihren Kunden

Business Central unterstützte Planung von Wartungszeiten und automatisierte Beschaffung von Hilfsmittel im Maschinenpark

Energieoptimierung durch IoT - gestützte Datenerfassung welche mit zum Beispiel Power BI zu Energiekennzahlen verdichtet werden 

Digitale Transformation im Kundenservice 

digitale transformation

   Studie PIDAS (zur kompletten Studie Bild klicken)

Wiederkehrende Wartungsverträge komfortabel verwalten und automatische abrechnen

Koppellung des Kundenportals als zentralen Einstieg für Lieferanten, Subunternehmer, Kunden bei Reklamationen, ... und mit den Business Central Echtzeitdaten einen hohen Grad an Hilfe zur Selbsthilfe zu bieten

Automatisierung von Service- und Kundenprozessen: Standardanfragen automatisiert und nur Sonderwünsche und Ausnahmefälle von Sachbearbeitern erledigt 

Medienbrüche bei Kundenanfragen in Vertrieb, Kundenservice und After Sales Service beseitigen

Mobile Services für Servicetechniker und Kundendienst

Unterstützung der Digitalisierungsstrategie mit Cloud Services 

Digitalisierungsstrategie

Quelle: ZDnet.de (zum Beitrag Bild  klicken)

Die Cloud ist eine Schlüsseltechnologie bei der Digitalisierung des Mittelstandes. Mit Hilfe von hybriden Clouds und spezialisierten Cloud Services erreicht Ihre IT- und ERP Infrastruktur die Flexibilität die nötig ist, schnell und agil auf Marktänderungen reagieren zu können.

Förderungen für Digitalisierungsprojekte in AT und DE

Förderung Digitalisierung: Die Wirtschaftskammer Österreich bietet eine Suchmaske zum Auffinden von Förderungen in Österreich.

Austria Wirtschaftsservice: Mit aws Digitalisierung unterstützen wir Sie bei der umfassenden Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse bis hin zum Aufbau digitaler Geschäftsmodelle. 

Die Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) ist die nationale Förderinstitution für die unternehmensnahe Forschung und Entwicklung in Österreich.

mittelstand-digital.de: Wie finanziere ich die Digitalisierung? Hier erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Förderprogramme des Bundes.

Computerwoche.de (Voice of Digital), Finanzielle Hürden bei der Digitalisierung überwinden: Wer Digitalisierungsprojekte umsetzen möchte, benötigt dafür ein entsprechendes Budget. Doch gerade kleine und mittelständische Firmen tun sich oft schwer, die finanziellen Mittel aufzubringen. Ein Ausweg können zum Beispiel staatlich geförderte Kredite mit attraktiven Konditionen sein.

Warum scheitern Digitalisierungsprojekte im Mittelstand so oft

Digitalisierung im Mittelstand

   Studie Accenture (zur kompletten Studie Bild klicken)

Die wichtigsten Herausforderungen in der Digitalisierung des Mittelstandes, die leider oft nicht gegeben sind und deshalb zum Scheitern führen:

  • Eigentümer und Geschäftsführer müssen sich zur Digitalisierung im Unternehmen bekennen und dafür Budgets bereitstellen
  •  Digitalisierung darf und wird Geld kosten, um die Wettbewerbsfähigkeit auch tatsächlich sicherzustellen, kommt aber durch schlankere Prozesse, geringere Fehlerquellen, höhere Kundenbindung, mehr Neukunden, gesunkenen Risiken durch mehr Transparenz in den Abläufen schnell wieder zurück
  • Erstellung einer strategischen Roadmap zur Umsetzung der einzelnen Digitalisierungsprojekte ohne digitale Insellösungen zu schaffen
  • Mitarbeiter müssen eingebunden und mitgenommen werden 
  • Aufbau von internen digitalen Kompetenzen um die digitale Weiterentwicklung des Unternehmens sicherzustellen

Laut Handelsblatt scheitern 4 von 5 Digitalisierungsprojekte, was hauptsächlich an der starren Arbeitsteilung im Unternehmen begründet ist.

Siehe auch: Digitalisierung im Mittelstand, Studie von Deloitte


Fazit: Digitalisierung im Mittelstand verändert die Unternehmen

Ihre Wertschöpfungsketten werden schneller und tiefgreifender geändert als jemals zuvor: tendenziell sinkende Preise, kürze Durchlaufzeiten.

Mitbewerber, die etablierte Unternehmen mit neuen Produkten, Services oder disruptiven, digitalen Geschäftsmodellen zunehmend in Zugzwang bringen.

Eine Antwort auf diese Herausforderungen ist ohne Zweifel Effizienz-Innovation, so wie Clayton Christensen es beschrieben hat: die Digitalisierung der Geschäftsprozesse um den Anschluss an die Mitbewerber nicht zu verlieren.

Um die Möglichkeiten der neuesten Technologien wie 5G, IoT, künstliche Intelligenz, Augmented Reality, Virtual Reality, 3D - Druck, Blockchain für das eigene Unternehmen nutzen zu können, brauchen Sie ein modernes ERP System, dass einerseits Ihrem Unternehmen aber auch Plattformen und Services von Drittanbietern alle notwendigen kaufmännischen, logistischen und Produktions-technischen Daten bereitstellt.

Ihr Dynamics 365 Business Central ist mit das Rückgrat der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen.

Informieren Sie sich kostenlos über Digitalisierungsprojekte, die Ihr Unternehmen widerstandsfähiger und mit Hilfe der technologischen Möglichkeiten der unmittelbaren Zukunft wettbewerbsfähiger macht.

Autor: Ernst J. Dennstedt MBA

Blogger für Microsoft Navision, Dynamics NAV, Business Central on-Premise & Experte für B2B Leadgenerierung System | Digitaler B2B Vertrieb

Ein Gedanke zu „How-to: Digitalisierungsprojekte mit Business Central“

  1. Cloud und Digitalisierung gehen Hand in Hand
    09.07.20 | Autor / Redakteur: Rene Büst / Michael Hase
    https://www.it-business.de/cloud-und-digitalisierung-gehen-hand-in-hand-a-946797/

    „Viele deutsche Unternehmen sehen die Cloud als Startpunkt und nicht als Ziel ihrer digitalen Reise. Dies hält Gartner-Analyst René Büst für den Grund, warum Firmen bei der Cloud-Nutzung im internationalen Vergleich hinterherhinken. Der andere Grund ist unzureichendes Wissen.“

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