ERP Einführung / Modernisierung Checkliste – so gelingt das ERP Projekt garantiert

ERP Einführung Checkliste: Ihr ERP System ist das Rückgrat der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen. Nur mit einer soliden Datenbasis (ERP Stammdaten) und standardisierten und automatisierbaren Abläufen sind Sie in der Lage, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

*) Information für Business Central Partner

aktualisiert: 19.10.2021

Oftmals scheitert die ERP Einführung, weil es als IT Projekt umgesetzt ist. Das ist ein fataler Fehler. Das ERP Einführungsprojekt ist ein Change Projekt und folgerichtig müssen die Mitarbeiter in geeigneter Form an das neue Tool so frühzeitig wie möglich herangeführt werden - mit Projekt Marketing, mit Key User Schulungen und einigem mehr.

Damit das gut funktionieren kann, braucht es einen systematischen Projektablauf. Dazu dient die ERP Einführung Checkliste.

ERP Einführung Projektplan 

Dieser Projektablauf (als Rückgrat der ERP Einführung Checkliste) hat sich vielfach bewährt - unabhängig davon mit welcher Projektmethode in Ihrem Unternehmen gearbeitet werden soll.

• Kick-Off – Termin zum gegenseitigen Kennenlernen
• Schulung der Key User in den Dynamics NAV Standardprozessen
• Erarbeitung der SOLL-Prozesse und Erstellung der Feinspezifikation
• Definition der Schnittstellen und Konzept der Datenübernahme
• Implementierung der SOLL-Prozesse in einem Testsystem & Datenübernahme
• Test der SOLL – Prozesse durch die Key-User
• Schulung der zukünftigen Business Central Anwender
  • Train-the-Trainer Konzept
  • Dokumentation
  • Zeit für Trainings
  • Ort für Trainings
• Zusammenhänge sowie Entscheidungen aufzeigen
• Übernahme des getesteten Business Central Systems auf Produktivsystem
• Integrationstest & Freigabe zum GoLive
• Einführungsunterstützung
• Detailplanung der Inbetriebnahme des Business Central Systems
• Übernahme des getesteten Business Central Systems auf Produktivsystem
• Datenübernahme in das Produktivsystem
• Integrationstest & Freigabe zum GoLive
• Einführungsunterstützung

ERP Einführung Vorgehensmodell

Auf der einen Seite zeigt die Erfahrung, dass viele Kunden ihre Mitarbeiter nur sehr eingeschränkt für eine permanente Projektarbeit und -begleitung abstel­len können. Andererseits ermöglicht die typisch agile Projektmethodik mit in­tensiver Zusammen­arbeit der Projektpartner ein hohes Maß an Feedback und kurzfristig überprüfbaren Arbeitsergebnissen. Dadurch wird die Gefahr mini­miert, dass Anwender mit dem neuen System erstmalig nach dem Go-live in Berührung kommen.

Die hier besprochene in der Praxis sehr bewährte Projektmethodik stellt daher einen Kompromiss dar: Die zur Verfügung stehende Arbeitszeit der Mitarbeiter des Kunden wird opti­mal genutzt. Gleichzeitig sieht das Projektmanagement möglichst viele Meilen­steine vor, die die Interaktion zwischen allen Projektbeteiligten und regelmäßiges Feedback ermöglichen.

Kunden schätzen dieses agil-se­quenzielle Vorgehensmodell, bei der ERP Einführung, da es sich in zahlreichen Projekten sehr bewährt hat.

Austausch von Personen im ERP Projekt

Auch diese Regelung hat sich in der Praxis sehr bewährt und sollte gleich von Projektbeginn an festgeschrieben werden.

• Wird eine vom Auftragnehmer zur Vertragserfüllung eingesetzte Person durch eine andere ersetzt und ist eine Einarbeitung erforderlich, so geht diese zu Las­ten des Auf­tragnehmers. Bei der Auswahl wird der Auftragnehmer die Interes­sen des Auftrag­gebers angemessen berücksichtigen.

• Der Auftraggeber kann mit Begründung den Austausch einer vom Auftragneh­mer zur Vertragserfüllung eingesetzten Person verlangen, wenn diese wieder­holt und schwerwiegend gegen vertragliche Pflichten verstoßen hat. Die durch den Austausch entste­henden Kosten gehen zu Lasten des Auftragneh­mers.

Das sollten Sie VOR der ERP Einführung klarstellen

Die wichtigsten Fragen sollten vor der Beauftragung des ERP Einführungsprojektes abgeklärt sein. Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit sondern haben sich im Laufe der langen Jahre aus den Projekterfahrungen ergeben.

• Ist es sichergestellt, dass der jetzt als Projektleiter präsentierte Mitarbeiter über die gesamte ERP Einführungsphase diese Funktion ausüben wird?
• Wie hoch ist die Personalfluktuation beim Integrationspartner?
• Wurden ERP Einführungsprojekte in der aktuellen Version bereits umgesetzt 
• Ist der Implementierungspartner flexibel hinsichtlich kurzfristiger Terminvereinbarungen, wenn es projektbedingt nötig ist?
• Flexibilität bei kurzfristigen Terminverschiebungen ist auf beiden Seiten wichtig. Gerade bei agilen Projektmethoden könnte das öfter vorkommen.
• Wie wird sichergestellt, dass der für das jeweilige Themengebiet im ERP Einführungsprojekt jeweilige geeignetste Mitarbeiter zur Verfügung steht?  
• Der Projektleiter Ihres Integrationspartners ist für das erfolgreiche ERP Einführungsprojekt verantwortlich, deshalb hat dieser die Entscheidung, welcher Mitarbeiter die Kompetenz, Erfahrung und Qualität mitbringt, die für die jeweilige Aufgabe nötig ist. 

Erfolgsfaktoren im ERP Einführungsprojekt Checkliste

Ihr Business Central Partner muss Ihre Branche und Ihr Geschäft verstehen, wenn das ERP Einführungsprojekt einen echten unternehmerischen Mehrwert für Sie bringen soll. Der Implementierungspartner muss Sie profund beraten und den Fokus auf die Kernprozesse und ERP Stammdaten legen, die den Mehrwert gegenüber Ihren Mitbewerbern ausmachen.

Bei der Neueinführung eines ERP Systems müssen alle Geschäftsprozesse auf aktuelle Relevanz überprüft werden. Es macht keinen Sinn, sich eine Top ERP Software anzuschaffen und dieses dann zu verbiegen, damit Ihre vermeintlich richtigen Prozessabläufe abgebildet werden können. Meiner Erfahrung nach ist eine Abweichung von Standardprozessen nur in Kernprozessen sinnvoll, wenn diese einen echten Wettbewerbsvorteil am Markt bringen.

Fehlende Informationen über Altsysteme bzw. das Festhalten an Altsystemen weil bestimmte Auswertungen darauf laufen sollen ist sehr häufig ein massiver Kostenaufwand, der sich in der Regel für Sie nicht lohnt.

Ihr Business Central Implementierungspartner ist Profi auf dem Gebiet des Systemdesign. Diese erfahrenen Spezialisten wissen, wie Business Central eingeführt werden muss, damit Sie den maximalen Nutzen daraus ziehen können. Sollten Sie Zweifel an der Erfahrung des Implementierungspartners haben, unbedingt eine zweite oder dritte Meinung einholen. Die Kosten für Fehler die in dieser Phase gemacht werden, können Sie nie wieder an anderer Stelle des ERP Einführungsprojektes kompensieren. 

Einer der wichtigsten Faktoren bei der erfolgreichen ERP Einführung ist das Testen. Hier muss sichergestellt sein, dass alle wichtigen Geschäftsfälle mit dem neu implementierten ERP System auch wirklich reibungslos funktionieren. Der Test muss Anwendungsübergreifend erfolgen, das heißt, auch Altsysteme und Schnittstellen zu wichtigen externen Anwendungen wie DMS, CRM, Webshop usw. müssen im kompletten Ablauf getestet werden. 

Der richtige Business Central Partner nimmt Sie sprichwörtlich an der Hand und leitet Sie durch das ERP Einführungsprojekt zum Erfolg. Damit das kein unerfüllter Wunschtraum bleibt, sollten Sie Ihren Business Central Partner sehr sorgfältig auswählen.

ERP Systeme Kosten: Kostentreiber erkennen und vermeiden

• statt langer Konzeptionsphasen zur Spezifizierung der Anforderungen verhindern schnelle Prototyp-Verfahren, dass "vergessene" Anforderungen nachträglich und kostenaufwendig in das Gesamtkonzept eingefügt werden müssen
• ein Vorteil von 365 Business Central ist die sehr flexible Anpassung über das sogenannte Customizing. Um stets Upgradefähig zu bleiben, empfiehlt sich so nahe wir möglich am Business Central Standard zu bleiben und "customizen" anstatt Zusatzprogrammierungen (Low-Code oder vielmehr No-Code bei administrativen Abläufen) 
• Faustregel Zusatzprogrammierung: bei adminsitrativen Abläufen sollte sich das Unternehmen an den Business Central Standard anpassen und bei Prozessen, die den echten Wettbewerbsvorteil des Unternehmens sicherstellen, durch Individualprogrammierung maßgeschneidert auf die ureigenen Stärken Ihres Unternehmens anpassen
• bei international tätigen Unternehmen muss die ERP Software die  landestypischen Vorschriften, Währungen und Abgaben handhaben können, die Intercompany - Prozesse beherrschen. Mit dem Microsoft ERP sind Sie mit über 100 Länderversionen auf der richtigen Seite
• saubere und konsistente ERP Stammdaten sind die Voraussetzung zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Eine nachträgliche Bereinigung der ERP Stammdaten ist bei der Einführung eines ERP System oder bei einem Dynamics NAV Upgradeprojekt auf die "grüne Wiese" (Greenfield Migration) dringend anzuraten
• setzen Sie verstärkt auf Remote - Beraterleistungen und Remote - Support. COVID-19 hat gezeigt, dass schnelle und professionelle Hilfe über Fernwartung immer gewährleistet ist. Sie ersparen sich teure Anfahrtszeiten und oft einen günstigeren Stundensatz als beim vor-Ort - Einsatz. 

Vorteile durch professionelle Einführung eines ERP Systems

• schnelle Implementierung und Inbetriebnahme
• konsolidierte Datenbasis, ohne Dubletten
• Altdatenübernahmen in strukturierten Excels
• volle Kostenkontrolle durch Projektplanung
• durch Business Central Extensions immer update-fähig bleiben

Wie lange dauert eine ERP Einführung?

Die Einführung ERP System in kleinen und kleinen mittelständischen Unternehmen wird mit 4 bis 6 Monaten Durchlaufzeit realistisch sein. Im größeren Mittelstand kann man von 1 bis 1,5 Jahren ausgehen.

Je näher Sie am ERP Standard bleiben, desto schneller wird die Einführung und desto billiger das Einführungsprojekt sein. 

Faustregel: Geschäftsprozesse die einen klaren Wettbewerbsvorteil zu Mitbewerbern bringen, individuell im ERP System abbilden. Alle anderen Abläufe weitestgehend mit dem verfügbaren Standardprozess abbilden.

Wie hoch ist der Aufwand für meine Mitarbeiter im ERP Projekt?

Das Kernteam des ERP Softwareprojektes wird besonders gefordert während der Spezifikationsphase, in der Testphase und beim Start des Echtbetriebes des ERP Systems. Das alles erfolgt in der Regel neben dem normalen Tagesgeschäft. 

Realistischerweise sollten die wichtigsten Projektmitarbeiter während der ERP Einführung und in der ersten Phase nach dem Start des Echtbetriebs mindestens 50% - 70% ihrer Arbeitszeit dem ERP Projekt zu Verfügung stehen.

ERP Einführung Checkliste

• Geschäftsführung muss das ERP Einführungsprojekt wollen
• fachlicher Projektleiter mit Entscheidungsbefugnis
• festlegen des Key User Teams (Kernteam)
• welche Ziele und Nicht-Ziele sollen mit der ERP Einführung realisiert werden
• welche Abläufe sollen im ERP System abgebildet werden
• für jeden Prozess muss einen Prozess-Owner geben
• welche alten ERP Funktionen sollen im neuen ERP System verfügbar sein
• auflisten der Prozesse mit Einfluss auf Wettbewerbsvorteil
• automatisieren und digitalisieren der Prozesse ohne Wettbewerbsvorteil durch das ERP Standardsystem
• Individualprogrammierungen Prozesse mit Wettbewerbsvorteilen
• welche Altdaten sollen übernommen werden? Stammdaten, aber keine Bewegungsdaten?
• welche Business Central Bereitstellungsoption möchten Sie einsetzen: Business Central SaaS (ERP Cloud), Business Central on-Premise (unternehmenseigenen Server oder lokales Rechenzentrum)
• Rollen- und Berechtigungskonzept für die Anwender

ERP Einführung Probleme 

• nicht eindeutig definierte Ziele (Ablöse alte ERP Software, Unterstützung von starken Wachstum, Internationalisierung, Geschäftsprozesse digitalisieren auf Basis eines Standard ERP Systems, Integration eines zugekauften Unternehmen)
• die ERP Einführung wird als IT Projekt umgesetzt anstelle eines Change Projektes
• die Wahl des falschen ERP Anbieters / Cloud ERP Anbieters

• häufig wird als interner Projektleiter die Leiterin/der Leiter Buchhaltung eingesetzt, weil es sich um ein kaufmännisches System handelt > fataler Fehler
• unrealistisches Zeitbudget für die Einführung der ERP Software
• unzureichende Einbindung der zukünftigen 365 Business Central Anwender
• unzureichende Schulung der ERP Software Anwender
• Folgefehler von unzureichenden Schulungen oder zu knapp bemessenden Zeitbudgets: die Geschäftsfälle werden nicht ausreichend getestet 
• man glaubt es kaum, aber es gibt nicht wenige mittelständische Unternehmen, welche die ERP Software Microsoft Dynamics 365 Business Central verwenden wie ein Excelsheet > Potential des ERP Systems wird nicht mal im Ansatz genutzt

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