Finanzen & Reports: Wie CFO´s bis 40% Kosten senken

Digitalisierung Rechnungswesen und Controlling in Klein- und mittelständischen Unternehmen bringt bis zu 40% Kostenvorteile.

aktualisiert: 20.12.2019

KMUs unterscheiden sich von Konzernen grundsätzlich durch deren Organisationsstruktur, meist Eigentümer-geprägte Führungskultur, große Flexibilität und Innovationskraft.

Eigentümer-geführte Unternehmen legen in der Regel weniger Wert auf die Technik, dafür umso mehr auf Kostenoptimierung, Gewinn und Cashflow.

Die Welt hat sich seit der massenhaften Verbreitung der Smartphones grundlegend geändert. CFOs  sind gefordert, sich und ihre Rolle im Unternehmen entsprechend anzupassen und weiterzuentwickeln.

Wir befinden uns im Zeitalter des Kunden. Nur durch die nachhaltige Integration in die Welt des Kunden können können alle vorhandenen Potentiale adressiert und ausgeschöpft werden.

Don´t forget: auch der CFO hat Kunden, innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Daten sind die Währung der Globalisierung. Daten sind eine strategische Ressource im Unternehmen. Wer die richtigen Schlüsse aus den Daten ziehen kann, hat einen Wettbewerbsvorteil. 

Jene CFOs, welche die technologischen Möglichkeiten effizient zu nutzen verstehen und die operativen Verantwortlichen mit vorausschauenden Datenmaterial versorgen, qualifizieren sich zum strategischen Business Partner in der Geschäftsleitung.

Um das bewerkstelligen zu können, muss das Rechnungswesen und Controlling mit Hilfe der Möglichkeiten der Digitalisierung optimal an die Anforderungen des eigenen Unternehmens angepasst sein.

Digitalisierung Rechnungswesen: Kernaussagen 

Deloitte, Die Zukunft des CFO im Mittelstand: „Gerade wegen der hohen Komplexität interner Strukturen sowie des Marktumfeldes ist der CFO anspruchsvolleren Erwartungen ausgesetzt: Er hat für Transparenz zu sorgen und Zukunftsaussagen zu erarbeiten.“

springerprofessional.de, Digitalisierung steht auf der Agenda ganz oben: „Die Digitalisierung hat nicht nur Auswirkungen auf den CFO, sondern auf den ganzen Finanzbereich: Kennzahlen, Berichtswesen, Prozesse und Controlling müssen auf die neuen Anforderungen abgestimmt werden.“

Horváth & Partner, Achim Wenning: „Die momentane wirtschaftliche Situation ist herausfordernd und Unternehmen müssen entscheiden, wie sie auf neue Trends und technische Innovationen reagieren soll. Insbesondere bei der Digitalisierung ist man sich darüber einig, dass sie den Finanzbereich verändern wird. Doch es fehlt weiterhin an Erfahrungswerten, wie die Transformation konkret aussehen und umgesetzt werden kann.“

Handelsblatt, Graf Zahl war gestern: „Der CFO sollte über die Qualität und Standardisierung der Daten wachen und zumindest das Geschäft befähigen, daraus bestmögliche Schlüsse für das gesamte Unternehmen zu ziehen. Das zeigt den hohen strategischen Stellenwert des CFOs.“

Studie von Deloitte Österreich 

Was sind die Hebel des CFO für eine erfolgreiche Digitalisierung im Rechnungswesen?

Angesichts dessen, dass es kaum eigene Budgets für die Digitalisierung Rechnungswesen und Controlling in den klein- und mittelständischen Unternehmen geben wird, ist es unerlässlich, sich auf die wesentlichen Punkte mit hohem Digitalisierungspotential zu fokussieren.

Eine Art Wegweiser für den Schritt in die Digitalisierung des Rechnungswesens könnte sein, sich an den folgenden drei  Schwerpunkten zu orientieren:

1. Substitution papierbasierter und manueller Prozesse
2. administrative Effizienz im Rechnungswesen und Controlling steigern
3. der unternehmensweite Ersatz von Excel Sheets

Digitalisierung Rechnungswesen: Wo sind die 40% Einsparpotential zu finden?

Die Automatisierung der Eingangsrechnungen samt Freigabeworkflow sind ein ganz zentraler Punkt in der Digitalisierung des Rechnungswesens, ebenso wie die Erstellung und Verbreitung der Finanzreports im Unternehmen.

Die Automatisierung des betrieblichen Zahlungsverkehrs und das automatische Erkennen und Auslesen von finanztechnisch relevanten Informationen in Verträgen sind weitere wesentliche Hebel zur Effizienzsteigerung im Finanzbereich.

Das Controlling wiederum muss sich konsequent an den Werttreibern des Unternehmens und an der Entwicklung des Cashflows ausgerichtet sein.

Dem CFO muss es gelingen, ein Team um sich herum aufzubauen, deren wesentliche Hauptkompetenz (abgesehen von den grundlegenden Finanz - Kompetenzen) eine tiefe Kenntnis über das eigene Geschäft und den damit verbundenen "richtigen" Zahlen für strategische Entscheidungen ist.

Der eigene Finanzbereich muss standardisiert und automatisiert werden was ja mit Hilfe des ERP Systems Dynamics 365 Business Central on-Prem oder auch noch mit einer älteren Dynamics NAV Version mühelos gelingt.

Eine der wichtigsten Weiterentwicklungsziele eines CFOs muss es sein, sein eigenes technologisches Verständnis zumindest soweit zu entwickeln, dass gemeinsam mit dem CFO ein durchgängiges Konzept für die Digitalisierung des Rechnungswesens und Controlling erarbeitet werden kann.

Dynamics 365 Business Central on-Prem als Treiber der Digitalisierung

Mit dem Einsatz des kaufmännischen ERP Systems Dynamics NAV / Dynamics 365 Business Central on-Prem in Ihrem Unternehmen haben Sie bereits eine sehr starke Basis für die Digitalisierung Rechnungswesen und Controlling. 

• ERP auf dem Weg zum digitalen Prozess- und Datenhub (Computerwoche)
• Dynamics NAV  2009 R2 oder älter im Einsatz - und nun?
• Dynamics NAV Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Oft werden zusätzliche Anwendungen wie Power BI (Business Intelligence) für Auswertungen oder Micro Cloud Services wie zB.: Kontrolle und Korrektur beim Erfassen von Stammdaten, eingesetzt.

Deshalb ist es eine zentrale Herausforderung bei der Digitalisierung im Finanzbereich die Orchestrierung der Daten zwischen den verschiedenen Systemen sicherzustellen. 

Deshalb gehen immer mehr CIOs in den KMUs dazu über, Branchenlösungen oder individuelle Zusatzprogrammierungen beim nächsten Releasewechsel soweit wie möglich zu eliminieren. Je näher man am Dynamics NAV / Dynamics 365 Business Central on-Prem - Standard bleibt, kostengünstiger bleibt der Betrieb des ERP Systems und desto leichter können "individuelle" Lösungen um das ERP System herum angeflanscht und eben orchestriert werden. 

• ERP Branchenlösung vs. Standardsoftware aus der Kostensicht
• Dynamics NAV Betrieb: Wie Sie die laufenden Kosten um bis zu 25% senken

Ganz wichtig in dem Zusammenhang ist auch eine bereinigte und konsistente Dynamics NAV Stammdatenverwaltung. Das ist meiner Beobachtung in den KMUs nach eine der ersten Tätigkeiten die man angehen sollte, bevor man mit der Verschlankung, Standardisierung und Automatisierung einzelner Prozesse im Finanzbereich beginnt.

• ERP Stammdaten sind Basis für Unternehmenserfolg und Digitalisierung

Vorgehensweise: (Routine-) Abläufe radikal verschlanken und beschleunigen

Eingangsrechnungen automatisch mit dem DMS System einlesen und verbuchen

Mit der Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV / Dynamics 365 Business Central on-Prem lassen sich 60 - 90% der Kosten einsparen.

95% der Eingangsrechnungen kommen immer noch in Papierform. 

Wenn es noch keinen elektronischen Prozess für Eingangsrechnungen gibt, werden selbst Rechnungen, die bereits im PDF - Format ins Haus gelangen, ausgedruckt und wie Papierrechnungen weiterverarbeitet und archiviert.

• Wie Sie Eingangsrechnungen effizient, kostenoptimal und rechtssicher verarbeiten und archivieren, erklärt dieser Beitrag

Der Vorteil bei Einsatz eines Dokumenten Management Systems sind die zusätzlichen Möglichkeiten in Verbindung mit der ERP Software als 

• digitales, rechtssicheres Archiv
• digitaler Personalakt
• digitale Projektmappe

und ähnliches mehr.

Eingangsrechnungen automatisch mit Document Capture einlesen und verbuchen

Wenn Sie mit den oben beim Einsatz eines Dokumenten Management Systems beschriebenen Zusatznutzen keine Verwendung haben, können Sie die Automatisierung der Eingangsrechnungen auch mit dem zertifizierten AddOn Document Capture durchführen. 

Sie haben bei Einsatz dieses AddOns keinerlei Einschränkungen in der Funktionalität und es ist billiger, als wenn Sie ein Dokumenten Management System nur für die Eingangsrechnungsautomatisierung kaufen wollten.

Die wichtigsten Funktionen von Document Capture im Überblick:

• vollständig in Ihrem ERP System integriert
• Automatisierte Datenerfassung
• Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen
• Genehmigungs - Arbeitsabläufe für jeden Berechtigten
• Zugriff auf Dokumente von jedem Punkt der Erde (mit Internet)

Hier finden Sie ein ausführliche Beschreibung des zertifizierten AddOns Document Capture

Elektronischer Zahlungsverkehr

Für den elektronischen Zahlungsverkehr hat sich das zertifizierte AddOn OPplus am Markt sehr stark etabliert. Es bietet ein Komplettpaket für alle finanztechnischen Abläufe in der Finanzbuchhaltung: Zahlungsverkehr, Bankwesen, Mehrwertsteuer und Bilanzerstellung.

Neben dem smarten Umgang mit Offenen Posten, der diesem AddOn ihren Namen gab, bietet OPplus auch elegante Lösungen für die Bereiche Zahlungsverkehr, Verbände, Bilanz und Umsatzsteuer, OP-führende Sachkonten, Erweiterte Postenanzeige und Druck, Ratenzahlung, Anlagenbuchhaltung und das Modul Mehrstufiges Skonto.

Hier finden Sie ein ausführliche Beschreibung aller Module und Funktionen des zertifizierten AddOns im Finanzbereich OPplus 

Unter diesem Link finden Sie das Handbuch für OPplus zum Download direkt vom Hersteller (Stand: 16. November 2018)

Starkes Einsparungspotential ergibt sich aus der automatisierten Verbuchung von Kontoauszügen. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen übernehmen dabei überwiegend kontrollierende Aufgaben, da bis zu 90% der Buchungen (abhängig von Branche und Kundenstruktur) automatisch erzeugt werden können. Offene Posten werden durch das lernende System automatisch ausgeglichen, das Abtippen des Kontoauszugs gehört der Vergangenheit an.

Texterkennung von Verträgen

Finanz-relevanten Informationen aus Vertragstexten wie Leasing, Support- und Wartungsverträge uä. auslesen und die entsprechenden Felder im ERP System zu befüllen bedeutet einen erheblichen Qualitätszugewinn (Reduzierung von Fehlern) und eine Kostensenkung (Daten müssen nicht abgetippt werden sondern bei Bedarf nur mehr kontrolliert werden.

Elektronisches Archiv

In Finanzabteilungen wird generell auch viel Zeit mit suchen nach Verträgen, Belegen und sonstigen Unterlagen aufgewendet.  Diese Informationen und Anlagen stehen allen Berechtigten über das elektronische Archiv einheitlich und lückenlos zur Verfügung. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. 

Das elektronische Archiv ist voll in dem ERP System integriert. 

Das bedeutet für Ihr Unternehmen

• Reduzierte Anlagenkosten für Ihre Personalunterlagen, Rechnungen, Verträge
• Kürzere Durchlaufzeiten bei der Suche nach Informationen in den elektronischen Akten
• Zentrale Datenhaltung sorgt für effiziente Prozesse, sicheres Auffinden von Dokumenten und damit verbundene Kosteneinsparungen
• Rechtssicheres Archiv, vom Finanzamt anerkannt sodass Sie Ihre Eingangsrechnungen nicht mehr in Papierform benötigen

• ERP Trends 2018: Digitalisierung im Mittelstand angekommen

Fast Close: Schnelle Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse

Der Wunsch, Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse schnell(er) abzuschließen, scheitert häufig an

• zu spät einlangenden Eingangsrechnungen aus den Fachabteilungen
• qualitativ mangelhaft übermittelte Daten aus vorgelagerten Abteilungen
• sub-optimale Schnittstellen zur Bereitstellung der Daten zu fix vorgegebenen Zeitpunkt
• Mitarbeiter haben ihre Arbeitszeiten nicht rechtzeitig eingepflegt
• unklare Zuständigkeiten innerhalb des Berichtserstellungsprozesses
• der Suche und Bereitstellung der benötigten Dokumente

Dabei wäre ein schnellerer Abschluss durchaus von Vorteil, wie

• Daten-gestützte Entscheidungen können schneller und qualitativ besser getroffen werden
• Durchlaufzeiten werden beschleunigt, Kapazitäten freigeschaufelt und Kosten gesenkt
• bei Kunden wirkt ein zeitnahes Meldesystem professionell und gut organisiert
• eine schnelle Berichterstattung lässt Stake-holder auf eine wirtschaftlich gute Situation des Unternehmens schließen
• je schneller der unterjährige Bericht vorliegt, desto zeitgerechter können Maßnahmen zur Gestaltung des Jahresabschlusses gesetzt werden

Zeitgesteuertes automatisiertes Verteilen von Reportings

Je standardisierter und automatisierter die unterjährigen Abschlüsse und der Jahresabschluss erstellt werden kann, desto einfacher ist dessen zeitgerechte Verteilung bei den Entscheidern im Unternehmen.

• Ereignisgesteuertes Reporting bei Überschreiten eines vordefinierten Schwellwertes
• Aufbereitung von Finanzdaten als Grundlage für strategische Entscheidungen 

Kommunikation mit dem Wirtschaftsprüfer

Eine sehr zeitige, enge Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer verhindert zeitintensive Korrekturen

FAZIT: Digitalisierung Rechnungswesen und Controlling

Durch die Digitalisierung Ihres Rechnungswesens, das heisst durch einen Automatisierungsgrad von gut 40% im Finanzbereich

• steigern Sie die Durchlaufzeiten bei gleichzeitiger Reduzierung der Kosten in der administrativen Verwaltung 
• Finanzberichte werden schneller und nach festgelegten Zeitpunkten automatisiert erstellt 
• wichtige strategische Entscheidungen in der Geschäftsleitung mit aktuellen Daten unterstützt

CFOs die ihren Finanzbereich erfolgreich digitalisieren, haben sehr gute Chancen vom Zahlenmenschen zum strategischen Business Partner der Geschäftsleitung, zum "Co-CEO", aufzusteigen (siehe Siemens).