Bis 90% Kosten senken bei Eingangsrechnungen

Mit der Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV / Business Central lassen sich 60 - 90% der Kosten einsparen.

aktualisiert: 17.08.2020

WICHTIG: in Österreich wird diese Digitalisierungsmaßnahme bis 28.2.2021 mit 14% mit einem nicht-rückzahlbaren Zuschuss gefördert (siehe auch: Digitalisierungsprojekte mit Dynamics NAV / Business Central)

95% der Eingangsrechnungen kommen immer noch in Papierform: wenn es noch keinen elektronischen Prozess für Eingangsrechnungen gibt, werden selbst Rechnungen, die bereits im PDF - Format ins Haus gelangen, ausgedruckt und wie Papier-Rechnungen weiterverarbeitet und archiviert.

Wie Sie Eingangsrechnungen effizient, kostenoptimal, rechts-sicher verarbeiten und archivieren und dabei bis zu 90% Kosten senken können, erklärt dieser Beitrag. 

INHALTSÜBERSICHT:

Eingangsrechnungsarchivierung mit ecoDMS

ecoDMS: eines der weltweit günstigsten Archivierungssysteme

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Wo verstecken sich die Kostentreiber bei der Eingangsrechnungsverarbeitung?

Papierrechnungen kosten jedem Unternehmen bares Geld. Die Höhe der Kosten je Eingangsrechnung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, die Kostentreiber sind schnell identifiziert:

  • manuelles Erfassen der Eingangsrechnung im Eingangsrechnungsbuch
  • kopieren der Eingangsrechnung (!) für die Freigabeprüfung
  • verschicken der Papierrechnung zur Freigabe in den Fachabteilungen
  • buchen der freigegebenen Eingangsrechnung in der FIBU
  • manuelles Erfassen im Zahlungsverkehrssystem
  • Ablegen der Eingangsrechnung
  • suchen der Eingangsrechnung bei Reklamationen, Rückfragen, usw.
  • Korrekturaufwand durch Fehler bei der manuellen Erfassung und Prüfung der Eingangsrechnungen 

Durch die lange Durchlaufzeit bei der Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnung wird häufig die Skontofrist überschritten.

Eine zeitnahe Liquiditäts- und Cashflow - Planung ist unter diesen Umständen schwierig bis nicht möglich.

Welche Prüfungsanforderungen muss die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung handeln können?

  • Rechnungen kommen oftmals ohne eindeutig erkennbaren Bestellbezug
  • Verknüpfung mit bestehenden Dokumenten
  • Berücksichtigung von Fristen und Ausnahmeregelungen
  • Eskalationsprozeduren im Freigabeprozess
  • Prüfung und Freigabe durch mobile Mitarbeiter (Vertrieb, Service, uvm.)

Daten wie Kreditor, Belegnummer, Belegdatum, Bestellnummer, Rechnungsbetrag, Kostenstelle(n), uvm. müssen automatisiert und fehlerfrei ausgelesen und an Dynamics NAV übergeben werden

Die für den Prüfungsprozess benötigten Daten wie Prüfer der Eingangsrechnung, Beitragsgrenzen für den Prüfer, Bestellbezug, Lieferschein, Urlaubsvertretungen, uvm. muss der workflow-gesteuerte Freigabeprozess verfügbar haben.

Eingangsrechnungsverarbeitung in vier Schritten

Der erste Schritt ist das Scannen der Eingangsrechnungen an zentralen oder verteilten Standorten im Unternehmen.

Der zweite Schritt ist die automatische Belegdatenerfassung. Hier werden Kopfdaten, Adressdaten, buchungsrelevante Daten mittels OCR aus den Eingangsrechnungen ausgelesen und an Dynamics NAV weitergegeben.

Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

                                                                                                                                                                                         (c) Bild: Pronobis GmbH

Der dritte Schritt ist die workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung in den Fachabteilungen. Die einfache Rechnungsprüfung kann sowohl auf Desktop als auch auf mobilen Geräten durchgeführt werden.

Im vierten Schritt erfolgt die rechts-sichere Ablage der Eingangsbelege im digitalen Archiv.

Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

Variante A:

  • OCR/Barcode - Erkennung, wenn möglich auslesen de Bestellnummer
  • Periodische Aktivität - Erfassung der Rechnung in Dynamics NAV
  • Start eines workflow-gesteuerten Erfassungs-/Prüfprozesses 
Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

                                                                                                                                                                                            (c) Bild: Pronobis GmbH

Variante B:

  • OCR/Barcode - Erkennung, wenn möglich auslesen de Bestellnummer
  • Start eines workflow-gesteuerten Erfassungs-/Prüfprozesses
  • Datenerfassung in Dynamics NAV oder Datenübergabe aus Prüfungsprozess

Variante C:

  • Automatische Rechnungserkennung mit Datenextraktion (Kopfdaten/Positionsdaten)
  • Start eines workflow-gesteuerten Erfassungs-/Prüfprozesses
  • Datenübergabe aus Prüfungsprozess an Dynamics NAV
Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

                                                                                                                                                                                                         (c) Bild: Pronobis GmbH

Auf einen Blick: Nutzen durch automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV

+ für das Management:

  • optimierte Prozesse in Bezug auf Skonti und in der Außendarstellung des Unternehmens
  • Prozesssicherheit: klar definierte und strukturierte Prozesse 
  • jährliche Einsparungen bei den Prozesskosten (Durchlaufzeiten, Auffinden, Fehlerrate, Status)

+ für die Buchhaltung:

  • wesentliche Einsparung durch automatische Datenerfassung
  • Prozess- und Zustandsüberwachung der Freigabedaten und Zahlungsfristen
  • Beschleunigung der Prüfzeiten
  • Arbeitserleichterungen
  • die Rechnung liegt in einem von der Finanz anerkannten rechts-sicheren digitalen Archiv

+ für Mitarbeiter im Freigabeprozess:

  • einfache Freigabe "auf Knopfdruck" von beliebigen Standorten und allen gängigen Endgeräten

Lösungsvorschlag mit Document Capture und ecoDMS

Die Kombination aus den beiden zertifizierten AdOn´s für die Erfassung, Verwaltung, Genehmigung und Archivierung hat sich für die meisten Anforderungen als die wirtschaftlichste herausgestellt. Natürlich ist das abhängig von den jeweiligen Anforderungen. Aber genauer hinsehen lohnt sich auf jeden Fall.

Document Capture

  • Automatische Datenerfassung aus eingehenden PDF Files
  • Rechnungen können automatisch mit vorhandenen Bestellungen oder Quittungen abgeglichen werden
  • Genehmigungsabläufe für jeden Berechtigten
Document Capture: Factsheet, Lizenzierungsmodell und Preise jetzt kostenlos anfordern

ecoDMS

Als weltweit eines der günstigsten Archivierungssysteme, ist ecoDMS der Standard für eine plattformunabhängige, langfristige und revisions-sichere Dokumentenarchivierung.

zertifiziertes AdOn "ecoDMS" für Dynamics NAV / Business Central

Modernste Suchfunktionen machen die okumentensuche auf allen gängigen Endgeräten so einfach wie googeln. 

Vollständig in Dynamics NAV / Business Central integriert.

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weitere interessante Links:

Autor: Ernst J. Dennstedt MBA

Blogger für Microsoft Navision, Dynamics NAV, Business Central on-Premise & Experte für B2B Leadgenerierung System | Digitaler B2B Vertrieb

3 Gedanken zu „Bis 90% Kosten senken bei Eingangsrechnungen“

  1. DIESE TRENDS BESTIMMEN DAS DOKUMENTEN MANAGEMENT 2019
    erschienen am 18.1.2019 von Manfred Terzer
    https://computerwelt.at/news/diese-trends-bestimmen-das-dokumentenmanagement-2019/?utm_source=mailpoet&utm_medium=email&utm_campaign=newsletter_daily

    „Vier wichtige Trends sind im Bereich Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement 2019 zu erwarten: Microservices, mobiles Arbeiten, Integration durch flexible Schnittstellen und Unterstützung für Compliance und Datenschutz.“

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  3. DAS LANGZEITARCHIV ALS BASIS DER DIGITALISIERUNG
    erschienen am 27.09.19 von Georg Csajkas* / Dr. Jürgen Ehneß
    https://www.storage-insider.de/das-langzeitarchiv-als-basis-fuer-die-digitalisierung-a-863240/

    „Die Möhling GmbH & Co. KG war aus zwei Gründen auf der Suche nach einem revisionssicheren Langzeitarchiv: zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen und der Dokumentationspflicht sowie als Grundlage für die Digitalisierung der Prozesse.“

    Antworten

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