Mit der Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV / Business Central lassen sich 60 - 90% der Kosten einsparen.
aktualisiert: 17.08.2020
WICHTIG: in Österreich wird diese Digitalisierungsmaßnahme bis 28.2.2021 mit 14% mit einem nicht-rückzahlbaren Zuschuss gefördert (siehe auch: Digitalisierungsprojekte mit Dynamics NAV / Business Central)
95% der Eingangsrechnungen kommen immer noch in Papierform: wenn es noch keinen elektronischen Prozess für Eingangsrechnungen gibt, werden selbst Rechnungen, die bereits im PDF - Format ins Haus gelangen, ausgedruckt und wie Papier-Rechnungen weiterverarbeitet und archiviert.
Wie Sie Eingangsrechnungen effizient, kostenoptimal, rechts-sicher verarbeiten und archivieren und dabei bis zu 90% Kosten senken können, erklärt dieser Beitrag.
INHALTSÜBERSICHT:
- Wo verstecken sich die Kostentreiber?
- Welche Prüfungsanforderungen müssen gehandelt werden können?
- Eingangsrechnungsverarbeitung in 4 Schritten
- Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV / Business Central
- Auf einen Blick: Nutzen für Management, Buchhaltung, Mitarbeiter
- Kostengünstiger Lösungsvorschlag mit Document Capture und ecoDMS
- Sie benötigen weiterführende Information (kostenlose Online-Erstberatung)

ecoDMS: eines der weltweit günstigsten Archivierungssysteme
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Wo verstecken sich die Kostentreiber bei der Eingangsrechnungsverarbeitung?
Papierrechnungen kosten jedem Unternehmen bares Geld. Die Höhe der Kosten je Eingangsrechnung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, die Kostentreiber sind schnell identifiziert:
- manuelles Erfassen der Eingangsrechnung im Eingangsrechnungsbuch
- kopieren der Eingangsrechnung (!) für die Freigabeprüfung
- verschicken der Papierrechnung zur Freigabe in den Fachabteilungen
- buchen der freigegebenen Eingangsrechnung in der FIBU
- manuelles Erfassen im Zahlungsverkehrssystem
- Ablegen der Eingangsrechnung
- suchen der Eingangsrechnung bei Reklamationen, Rückfragen, usw.
- Korrekturaufwand durch Fehler bei der manuellen Erfassung und Prüfung der Eingangsrechnungen
Durch die lange Durchlaufzeit bei der Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnung wird häufig die Skontofrist überschritten.
Eine zeitnahe Liquiditäts- und Cashflow - Planung ist unter diesen Umständen schwierig bis nicht möglich.
Welche Prüfungsanforderungen muss die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung handeln können?
- Rechnungen kommen oftmals ohne eindeutig erkennbaren Bestellbezug
- Verknüpfung mit bestehenden Dokumenten
- Berücksichtigung von Fristen und Ausnahmeregelungen
- Eskalationsprozeduren im Freigabeprozess
- Prüfung und Freigabe durch mobile Mitarbeiter (Vertrieb, Service, uvm.)
Daten wie Kreditor, Belegnummer, Belegdatum, Bestellnummer, Rechnungsbetrag, Kostenstelle(n), uvm. müssen automatisiert und fehlerfrei ausgelesen und an Dynamics NAV übergeben werden
Die für den Prüfungsprozess benötigten Daten wie Prüfer der Eingangsrechnung, Beitragsgrenzen für den Prüfer, Bestellbezug, Lieferschein, Urlaubsvertretungen, uvm. muss der workflow-gesteuerte Freigabeprozess verfügbar haben.
Eingangsrechnungsverarbeitung in vier Schritten
Der erste Schritt ist das Scannen der Eingangsrechnungen an zentralen oder verteilten Standorten im Unternehmen.
Der zweite Schritt ist die automatische Belegdatenerfassung. Hier werden Kopfdaten, Adressdaten, buchungsrelevante Daten mittels OCR aus den Eingangsrechnungen ausgelesen und an Dynamics NAV weitergegeben.
Der dritte Schritt ist die workflow-gesteuerte Rechnungsprüfung in den Fachabteilungen. Die einfache Rechnungsprüfung kann sowohl auf Desktop als auch auf mobilen Geräten durchgeführt werden.
Im vierten Schritt erfolgt die rechts-sichere Ablage der Eingangsbelege im digitalen Archiv.
Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV
Variante A:
- OCR/Barcode - Erkennung, wenn möglich auslesen de Bestellnummer
- Periodische Aktivität - Erfassung der Rechnung in Dynamics NAV
- Start eines workflow-gesteuerten Erfassungs-/Prüfprozesses
Variante B:
- OCR/Barcode - Erkennung, wenn möglich auslesen de Bestellnummer
- Start eines workflow-gesteuerten Erfassungs-/Prüfprozesses
- Datenerfassung in Dynamics NAV oder Datenübergabe aus Prüfungsprozess
Variante C:
- Automatische Rechnungserkennung mit Datenextraktion (Kopfdaten/Positionsdaten)
- Start eines workflow-gesteuerten Erfassungs-/Prüfprozesses
- Datenübergabe aus Prüfungsprozess an Dynamics NAV
Auf einen Blick: Nutzen durch automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit Dynamics NAV
+ für das Management:
- optimierte Prozesse in Bezug auf Skonti und in der Außendarstellung des Unternehmens
- Prozesssicherheit: klar definierte und strukturierte Prozesse
- jährliche Einsparungen bei den Prozesskosten (Durchlaufzeiten, Auffinden, Fehlerrate, Status)
+ für die Buchhaltung:
- wesentliche Einsparung durch automatische Datenerfassung
- Prozess- und Zustandsüberwachung der Freigabedaten und Zahlungsfristen
- Beschleunigung der Prüfzeiten
- Arbeitserleichterungen
- die Rechnung liegt in einem von der Finanz anerkannten rechts-sicheren digitalen Archiv
+ für Mitarbeiter im Freigabeprozess:
- einfache Freigabe "auf Knopfdruck" von beliebigen Standorten und allen gängigen Endgeräten
Lösungsvorschlag mit Document Capture und ecoDMS
Die Kombination aus den beiden zertifizierten AdOn´s für die Erfassung, Verwaltung, Genehmigung und Archivierung hat sich für die meisten Anforderungen als die wirtschaftlichste herausgestellt. Natürlich ist das abhängig von den jeweiligen Anforderungen. Aber genauer hinsehen lohnt sich auf jeden Fall.
Document Capture
- Automatische Datenerfassung aus eingehenden PDF Files
- Rechnungen können automatisch mit vorhandenen Bestellungen oder Quittungen abgeglichen werden
- Genehmigungsabläufe für jeden Berechtigten
ecoDMS
Als weltweit eines der günstigsten Archivierungssysteme, ist ecoDMS der Standard für eine plattformunabhängige, langfristige und revisions-sichere Dokumentenarchivierung.
Modernste Suchfunktionen machen die okumentensuche auf allen gängigen Endgeräten so einfach wie googeln.
Vollständig in Dynamics NAV / Business Central integriert.
Sie benötigen weiterführende Information? Bitte zögern Sie nicht und kontaktieren Sie mich unverbindlich und kostenlos zu einem Beratungsgespräch mit Microsoft Teams (oder Telefon)
Die wichtigsten Links zu Dynamics NAV / Business Central:
- ERP System Microsoft Dynamics NAV: Module und Funktionen im Überblick
- Dynamics 365 Business Central - ERP aus der Cloud für den Mittelstand
- Dynamics NAV Service Excellence - unsere Mitarbeiter machen den Unterschied
- In 6 Schritten den richtigen Dynamics NAV Anbieter für Ihr Unternehmen finden
- Dynamics NAV Betrieb: Wie Sie die laufenden Kosten bis 25%+ senken
- Dynamics NAV Kostencheck vom Microsoft Goldpartner
weitere interessante Links:
- ERP Stammdaten sind die Basis für Unternehmenserfolg & Digitalisierung
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- Barracuda Online Backup Services - Automatische Datensicherung in KMUs
- 12 kostenlose Downloads für Microsoft Dynamics NAV
- Eingangsrechnungsverarbeitung mit Easy Archiv
- Rechnungen elektronisch verarbeiten - windream
DIESE TRENDS BESTIMMEN DAS DOKUMENTEN MANAGEMENT 2019
erschienen am 18.1.2019 von Manfred Terzer
https://computerwelt.at/news/diese-trends-bestimmen-das-dokumentenmanagement-2019/?utm_source=mailpoet&utm_medium=email&utm_campaign=newsletter_daily
„Vier wichtige Trends sind im Bereich Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement 2019 zu erwarten: Microservices, mobiles Arbeiten, Integration durch flexible Schnittstellen und Unterstützung für Compliance und Datenschutz.“
Sehr guter Artikel in der Computerwelt. Wir – als Microservice – schlagen genau in diese Kerbe:
https://www.linkedin.com/pulse/why-ainother-christian-weiler/
DAS LANGZEITARCHIV ALS BASIS DER DIGITALISIERUNG
erschienen am 27.09.19 von Georg Csajkas* / Dr. Jürgen Ehneß
https://www.storage-insider.de/das-langzeitarchiv-als-basis-fuer-die-digitalisierung-a-863240/
„Die Möhling GmbH & Co. KG war aus zwei Gründen auf der Suche nach einem revisionssicheren Langzeitarchiv: zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen und der Dokumentationspflicht sowie als Grundlage für die Digitalisierung der Prozesse.“