Geschäftsprozesse optimieren – wie beginnen?

Geschäftsprozesse optimieren kostet ebenfalls Zeit und Geld. Deshalb ist es wichtig, bezogen auf die eigene geschäftliche Situation sich folgende Fragen zu stellen, um Prioritäten bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu ermitteln:

  1. Möchte ich mit der Optimierung meiner Geschäftsprozesse meine Wettbewerbsfähigkeit am Markt festigen, ausbauen oder schneller auf Änderungen in den Kundenwünschen reagieren können? 
  2. Oder sollen Kosten vor allen in administrativen Geschäftsprozessen optimiert werden, die häufig noch etliche manuelle Prozessschritte enthalten und deshalb langsam und fehleranfällig sind?

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Geschäftsprozesse optimieren

Wettbewerbssteigernde Geschäftsprozesse optimieren Beispiele

Ist das Ziel das Halten oder die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, dann liegt der Fokus auf der Geschäftsprozessoptimierung von kundenbezogenen Kernprozessen, welche direkt mit der Wertschöpfung verbunden sind. 

Die größten Hebel liegen hier im Kundenservice, Logistik, Marketing und Vertrieb. 

  • Koppelung des Kundenportals als zentralen Einstieg für Lieferanten, Subunternehmer, Kunden bei Reklamationen, ... und mit den Business Central Echtzeitdaten einen hohen Grad an Hilfe zur Selbsthilfe zu bieten
  • Automatisierung von Service- und Kundenprozessen: Standardanfragen automatisiert und nur Sonderwünsche und Ausnahmefälle von Sachbearbeitern erledigt 
  • Medienbrüche bei Kundenanfragen in Vertrieb, Kundenservice und After Sales Service beseitigen
  • Mobile Services für Servicetechniker und Kundendienst
Geschäftsprozesse optimieren

Kostensenkende Geschäftsprozesse digitalisieren Beispiel: Finanzabteilung

Ein wesentlicher Hebel auf die Geschäftsentwicklung liegt in der Digitalisierung der Finanzabteilung. Ein anderer könnte der Prozess zum Rekruting von Fachkräften sein.

Eine Wegweiser für den Schritt in die Digitalisierung des Rechnungswesens könnte sein, sich an den folgenden drei Schwerpunkten zu orientieren:

  1. Substitution papierbasierter und manueller Prozesse
  2. administrative Effizienz im Rechnungswesen und Controlling steigern
  3. der unternehmensweite Ersatz von Excel Sheets

Zahlungsimport und Zahlungsexport automatisieren, OP-führende Sachkonten, erweiterte Postenanzeige und Druck, erweiterte Analyse, Ratenzahlung, mehrstufiges Skonto.

Elektronisches Dokumenten Management, Archivsystem, E-Mailarchivierung, Workflow voll integriert in Dynamics 365 Business Central on-Prem zum digitalisieren, verwalten und archivieren. 

Eingangsrechnungen erfassen, freigeben, verbuchen und archivieren. Mit der Automatisierung der Eingangsrechnungen lassen sich bis zu 90% der Kosten im Bearbeitungsprozess einsparen.

Zeitgesteuertes automatisiertes Erstellen und Verteilen von Reports: je standardisierter und automatisierter die unterjährigen Abschlüsse und der Jahresabschluss erstellt werden kann, desto einfacher ist dessen zeitgerechte Verteilung bei den Entscheidern im Unternehmen.

Fast Close: bis zu 50% schnellere Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse mit deutlich weniger Aufwand erstellen

Bei der Digitalisierung der Finanzabteilung kommt dem CFO eine besondere Rolle zu. Der CFO sorgt neben des reibungslosen Tagesgeschäftes in der Finanzabteilung auch, dass die Geschäftsprozessoptimierung im Unternehmen permanent vorangetrieben wird. 

Das erfolgt durch Analyse der Wertschöpfungsketten, ob Einsparungspotentiale durch Digitalisierungsmaßnahmen möglich sind. Dazu muss das Controlling konsequent alle Digitalisierungsmaßnahmen auf die Wert- und Cashflow-Treiber des Unternehmens ausrichten.

Der CFO übernimmt die strategische Aufgabe, die Business Performance und Wertsteigerung des Unternehmens durch wertschaffende und strategiekonforme Umsetzung entsprechender Maßnahmen, voranzutreiben.

Geschäftsprozesse optimieren

Geschäftsprozesse optimieren: Erstellen Sie einen Aktionsplan

Ein digitaler Transformationsplan sollte sich mit diesen Fragen befassen:

  • Was müssen Sie erreichen?
  • Wie werden Sie den Erfolg messen?
  • Wer wird die Bemühungen leiten?
  • Welche Tools werden Sie verwenden?
  • Welche Schritte werden Sie zuerst unternehmen?

Die Basis der digitalen Transformation ist ein ERP System auf aktuellem Release. Nur dann können Sie das volle Kostensenkungspotential ausschöpfen und sich vor Cyberrisiken bestmöglich schützen.

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Geschäftsprozesse optimieren kostet ebenfalls Zeit und Geld. Deshalb ist es wichtig, bezogen auf die eigene geschäftliche Situation sich folgende Fragen zu stellen, um Prioritäten bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu ermitteln: 1. Möchte ich mit der Optimierung meiner Geschäftsprozesse meine Wettbewerbsfähigkeit am Markt festigen, ausbauen oder schneller auf Änderungen in den Kundenwünschen reagieren können? 2. Oder sollen Kosten vor allen in administrativen Geschäftsprozessen optimiert werden, die häufig noch etliche manuelle Prozessschritte enthalten und deshalb langsam und fehleranfällig sind?
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DEEynamics - Navision Blog für ERP Entscheider
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Autor: Ernst J. Dennstedt MBA

Microsoft Navision, Dynamics NAV, Business Central on-Premise, Business Central on-Azure, Microsoft Dy, Microsoft Dynamics 365

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